Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
6. Az elektronikus irattár
6. AZ ELEKTRONIKUS IRATTÁR A 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet meghatározása szerint az elektronikus irattár a közfeladatot ellátó szerv által használt iratkezelési szoftver – ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is – azon része, vagy olyan adatbázis, amelyben az elektronikusan tárolt irattári anyag meghatározott időtartamú elektronikus őrzése történik. A definíció – amely a jogszabály 2013. évi módosítása során került be a rendeletbe – jól példázza, hogy az információtechnológia és az ügyvitel hagyományos fogalmainak összeegyeztetése milyen nehéz. Az elektronikus irattározás kétségkívül lehet az iratkezelő szoftver funkciója, de attól független, a központi irattárolási funkciót megvalósító tárhely- vagy archiválásszolgáltatás, amelynek üzemeltetését végezheti a köziratképző, vagy igénybe veheti központi vagy piaci alapon működő archiválásszolgáltató – mint adatfeldolgozó – szolgáltatásait. Az elektronikus irattár négy fontos ismérve a dokumentáltság, az átláthatóság mellett a célnak megfelelő megoldások alkalmazása és a teljesítmény mérhetősége. Ahogy az iratok hitelességét a teljesség és a létrehozás feletti kontroll, úgy az irattári megőrzés hitelességét az integritás fenntartásának képessége és az irattározás folyamatai feletti kontroll jelenti. Az irat integritását – sértetlenségét – a fizikai biztonság, a folyamatok és az ellenőrzőösszegek biztosítják oly módon, hogy a rendszerben kezelt adat tartalma és tulajdonságai az elvárttal megegyezzenek – ideértve a bizonyosságot abban, hogy az elvárt forrásból származik és a származás megtörténtének bizonyosságát is –, továbbá a rendszerelemek a rendeltetésüknek megfelelően használhatók legyenek. Az irat értelmezhetőségét a metaadatok és az állományvédelmi beavatkozások biztosítják. Külső szolgáltatás igénybevétele esetén az elektronikus irattárat oly módon kell kialakítani, hogy az abban tárolt iratok feletti kezelési és rendelkezési jog az iratképzőnél maradjon, az abban tárolt iratok az iratképzőn kívül más számára ne lehessenek sem elérhetők sem láthatók.
