Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
5. A digitalizálás
16 A digitalizálás A fenti attribútumok megőrzését számos technológiai megoldás segíti. A dokumentumszkennerek szoftveres megoldásai támogatják a valós lapméret felismerését, az automatikus képminőség-javítást és -korrekciót. Vonalkód használatával biztosítható a külön munkafolyamat-lépésben rögzített metaadatok összerendelése a digitális objektumokkal. Az optikai karakterfelismerés pedig az iratban lévő szöveges információt teszi kereshetővé. A másolat hitelességének biztosítása érdekében az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) kormányrendelet III. fejezetében szabályozza a papíralapú közokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésének részletes szabályait. A szabályozás csak a képalkotásra, a hitelesítésre és az ezzel kapcsolatos felelősségekre terjed ki. Az eljárás meghatározó lépései a másolatkészítés, a megfelelés megállapítása és a hitelesítés. A szabályozás támogatja a tömeges másolatkészítési eljárásokat, így automatikus másolatkészítés esetén a megfelelés megállapítása mintavételezéssel is történhet, hitelesítés pedig egyszerre több dokumentumon is elhelyezhető. „Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló kormányrendeletnek megfelelően lefolytatott hiteles másolatkészítési eljárást követően, jegyzőkönyv felvétele mellett, a közirat papíralapú példánya megsemmisíthető.” 4 Ugyanakkor ennek a szabálynak az alkalmazásakor tekintettel kell lenni az Ltv. 5. § (1) és (6) bekezdésére, amelyek minden esetben selejtezési eljárás lefolytatását írja elő. A megsemmisítési eljárás feltétele a hiteles elektronikus másolatnak az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló kormányrendeletnek megfelelő elektronikus tárolása, a selejtezhető iratoknak a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendelet szerinti szabályos selejtezése, illetve a megsemmisítést kezdeményező szervnek az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló miniszteri rendelet szerinti digitális levéltári átadásra irányuló technikai képessége. 4 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről. 5. § (4) Elérhető: https://net.jogtar.hu/jr/gen/ hjegy_doc.cgi?docid=99500066.tv (a letöltés ideje: 2017. január 6.), illetve 2017. évi LXVII. törvény a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény és egyes kapcsolódó törvények módosításáról 2. § (1) bekezdés. Elérhető: https://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A1700067.TV×hift=fffffff4&txtreferer=00000001.TXT (a letöltés ideje: 2017. január 6.)
