Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
5. A digitalizálás
5. A DIGITALIZÁLÁS A digitalizálás olyan eljárás, amely az analóg felépítésű információt számítástechnikai eszközök számára feldolgozható, digitális információvá alakítja át. Bár a digitalizálás mint folyamat célja az ügykezelési folyamatban betöltött helye szerint sokféle lehet, az iratkezelési folyamat fázisait tekintve meghatározóan két típusú digitalizálást különböztethetünk meg. • Az ügykezelési folyamat során történő digitalizálás elsődleges célja az ügyintézési folyamat elektronikus dokumentummal való ellátása révén az ügyintézési idő csökkentése, a kommunikáció felgyorsítása és a párhuzamos ügyintézés megvalósítása. Ennek során az érkeztetési illetve iktatási metaadatok rögzítése a digitalizálással párhuzamosan, ha nem is feltétlenül egyidejűleg történhet, de ide sorolhatjuk a már irattárazott iratok egyedi kérésre történő (ondemand) digitalizálását is. • A visszamenőleges digitalizálás elsődleges célja teljes irattárak, irategyüttesek digitalizálása révén irattári kapacitások felszabadítása, a papíralapú iratok selejtezhetőségének biztosítása, az irattár megosztása több intézmény feladatainak ellátásához, illetve megnövekedett ügyviteli igény kiszolgálása már irattárazott irattári anyagon. A visszamenőleges digitalizálás során legtöbbször már korábban nyilvántartásba vett iratok digitalizálására kerül sor, ezért a folyamat során szükséges biztosítani, hogy az iratok eredeti azonosítójukat és ezáltal a metaadatokkal való kapcsolatukat megtartsák. Bár a kétféle megközelítés eltérő munkafolyamatokat, eszközöket, kimeneti paramétereket és munkaszervezést igényel, fontos leszögezni, hogy egyik esetben sem pusztán az irat szkennelését jelenti, hanem ennél összetettebb folyamatról van szó, amely körültekintő tervezést igényel, beleértve az iratok előkészítését, a képalkotást, a megfelelés megállapítását, a hitelesítést és az eredeti iratok visszahelyezését az ügykezelési folyamatba (továbbítás, irattárba helyezés, visszahelyezés). A munkafolyamatok tagolása és optimalizálása nagymértékben eltérhet a szervezet méretétől, a digitalizálandó iratok mennyiségétől, a kivételkezelés nagyságrendjétől, az elérhető kapacitásoktól, a további ügykezelési feladatok (bontás, érkeztetés, iktatás) kapcsolásától függően. A digitalizálás rendjét, különös tekintettel a kivételkezelés szabályaira az Iratkezelési Szabályzatban kell rögzíteni. A digitalizálás alóli kivételek részben tartalmi, részben formai szempontok alapján kerülhetnek meghatározásra. Általában nem digitalizálandók azok az iratok, amelyek az érkeztetési kötelezettség alól is kivételt jelentenek. A digitalizálás sokszor az iratok fizikai tulajdonságai miatt ütközik korlátokba, gondoljunk például nagy méretű tervrajzokra, mellékletként csatolt anyagmintákra stb. A munkafolyamat tervezése és a digitalizálás során azonban minden esetben biztosítani kell, hogy az egyes iratok megőrzik: • struktúrájukat, vagyis, hogy az irat formája és az irat egyes komponensei közötti kapcsolatok fennmaradnak; • kontextusukat, vagyis, hogy a digitalizálás eredményeként létrejött másolat megőrzi kapcsolatát az ügyviteli folyamattal, amely során az eredeti irat keletkezett; • kapcsolataikat, amelyek az ügyirat szintjén összetartozó ügyiratdarabokat összekapcsolják; • és meghatározó jellemzőiket, amelyeken keresztül hitelességüket, megbízhatóságukat, integritásukat és használatukat biztosítják.
