Sorensen, Jan Dalsten: Az informatikai rendszerekből a levéltárakba. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 31–35.
szetartozó dokumentumok együtt maradjanak. A leírásnak tartalmaznia kell a dokumentumokhoz és fájlokhoz rendelt metaadatokat. Meg kell jegyeznünk, hogy a szoftverfejlesztők nem kaphatnak általános jóváhagyást egy dokumentumkezelő rendszerre. Csak a rendszer implementációját hagyjuk jóvá - a technikai megoldást a kezelési útmutatóval, irattári tervvel, stb. együttes egészként ítélve meg. Egy jól működő rendszert nagyon körültekintő módon kell implementálni, így nem elég magát a rendszert általánosságban vizsgálni. Az új rendszerek engedélyezési követelményeit csak az állami szerveknek kell alkalmazniuk. Mindazonáltal a levéltári törvény alapján a helyi önkormányzatok számára is kötelező az elektronikus irataikat oly módon őrizni, hogy átadhatók legyenek a közlevéltáraknak. 2004 májusától a nemzeti levéltárnak átadandó adatok technikai specifikációját és követelményeit kell alkalmazni valamennyi köziratra tekintet nélkül arra, hogy az adatok állami vagy önkormányzati szervtől érkeznek és tekintet nélkül arra, hogy azokat melyik levéltár veszi át. Iratátadás A levéltári átvételt megelőzően az adatokat szigorúan a szabványokon alapuló rendszerfüggetlen formátumba kell migrálni. Néhány szempont ehhez: • az adatokat rendszerfüggetlen levéltári verzióként kell átadni, • az adatok szerkezete relációs adatbázis kell legyen, • elegendő metaadatnak kell lennie a struktúra és a tartalom leírásához, • az átadásnak tartalmaznia kell a rendszert leíró általános információkat, • a dokumentumokat szabványos formátumokba kell konvertálni, • ha dokumentumkezelő rendszerről van szó, tartalmaznia kell néhány SQL-lekérdezést is, • az adatokat CD-R vagy hordozható USB-merevlemezen kell átadni. Valamennyi adattáblát ISO 8859 - Latin 1 karakterkészletre kell konvertálni és szekvenciális fájlokban tárolni. A szoftverfüggetlen levéltári változatba való migráció következménye az adatokat eredetileg létrehozó alkalmazás funkcióinak elvesztése. Ebből adódóan igen lényeges a rendszerből a metaadatok és a kontextuális információ átadása. A metaadatok legfontosabb része egy géppel olvasható XML-fájl valamennyi tábla és mező EBNF (Extended Bachus-Naur Form) leírásával. így biztosítjuk, hogy valamennyi levéltári változat táblái — függetlenül attól, hogy milyen rendszer hozta létre azokat — ugyanolyan módon legyenek leírva. Ez természetesen annak érdekében szükséges, hogy képesek legyünk valamennyi levéltári anyaghoz szabványos keresőeszközöket készíteni. A táblák metaadatokon keresztül történő leírása még nem garantálja az adatok jövőbeni használhatóságát. A levéltári változat további dokumentációt és meghatározott általános információt kell, hogy tartalmazzon. Hosszú év és számtalan rendszer során felhalmozott tapasztalat mutatja, hogy a különböző rendszerekben a rendelkezésre álló és szükséges dokumentáció oly mértékben különbözik egymástól, hogy nem sikerült rá működő szabványokat kidolgozni. Mindazonáltal megpróbáljuk biztosítani, hogy az általá-34
