Sorensen, Jan Dalsten: Az informatikai rendszerekből a levéltárakba. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 31–35.
nos információ tartalmazza a rendszer adminisztratív leírását és technikai dokumentációját, bemutatva a rendszer szerkezetét és funkcionalitását (pl. ER-diagramokat és képernyőnézeteket). Az összes ilyen információt TIFF fájlokban tároljuk. A levéltári metaadatok szintén leíró táblák formájában találhatók meg, tartalmazva a provenienciával, az adatállomány keletkezésének idejével és a rendszer elnevezésével kapcsolatos adatokat. Egy külön tábla pedig leíró információkat tartalmaz azokról a dokumentumokról, amelyek általános tájékoztatást nyújtanak. Mint korábban említettem, minden dokumentumot TIFF formátumba kell konvertálni. Amennyiben a rendszer hang vagy mozgókép fájlokat tartalmaz a hangfájlokat MP3, a mozgóképeket MPEG-2 formátumban kell archiválni. Végezetül, amennyiben a rendszer dokumentumkezelő rendszer, a leggyakrabban használt lekérdezések közül legalább hármat, legfeljebb tízet a metaadatoknak tartalmazniuk kell annak érdekében, hogy a jövőbeni használó pontos információt kapjon a használat módjáról, amikor az eredeti alkalmazás — magától értetődően — már nem lesz hozzáférhető. Az átadáskor rendkívül fontos az ellenőrzés, annak érdekében, hogy megbizonyosodjunk róla, hogy az átvett anyag valamennyi követelménynek megfelel. A szerv nem törölhet adatot a saját rendszereiből, amíg a levéltár be nem fejezi az ellenőrzést és az átvételt megerősítő igazolását ki nem adja, átvéve ezzel a felelősséget az adatok jövőbeni megőrzéséért. Amennyiben a levéltári változat rendben van, két sorozat másolatot készítünk róla (CD-R), amelyeket különböző helyen tárolunk. Egy további másolata a levéltári változatnak egy RAID (Redundant Array of Independent Disk) lemezen tárolódik. A továbblépés területei Egy levéltáros szemszögéből nézve az adatok migrációja az eredeti rendszerből, amelyben keletkeztek, egy rendszerfüggetlen levéltári változatba nem az ideális megoldás. A papír alapú dokumentumok, ügyiratok esetében levéltárosként azt igyekszünk biztosítani, hogy az információt hitelesen tartsuk meg és őrizzük úgy, ahogy keletkezett, lehetőleg eredeti rendjében, a proveniencia elvének figyelembevételével. Az adatok migrációja az eredeti rendszerből egy rendszerfüggetlen levéltári változatba olyan beavatkozást jelent, amely kétség kívül veszélyezteti az iratok hitelességét. Mindazonáltal reálisan tekintve el kell fogadnunk, hogy miközben a rendszerfüggetlen formába való migrációnak megvannak a hátrányai, mára ténylegesen működő megoldást jelent. Valószínűleg az egyedüli megoldást. Ameddig nem lesz valódi, működő alkalmazás az emulációra, amely majd lehetővé teszi, hogy a rendszereket jellemzőik teljességével tudjuk megőrizni, folyamatosan fejlesztenünk és finomítanunk kell a levéltári változatokat kísérő általános információkat, pótolva a rendszerfüggetlen levéltári formába való migráció okozta veszteségeket. Fordította: Szatucsek Zoltán 35
