Sorensen, Jan Dalsten: Az informatikai rendszerekből a levéltárakba. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 31–35.

JAN DALSTEN S0RENSEN AZ INFORMATIKAI RENDSZEREKBŐL A LEVÉLTÁRAKBA* Jelen írás azzal a kihívással foglalkozik, amely a kormányzati munka elektronikussá válásával éri a levéltárakat, ismertetve, hogy a Dán Nemzeti Levéltár miként kezeli az elektronikus iratok értékelését és levéltári átvételét. Emellett igyekszik rámutatni az eljövendő évek fejlesztésének és súlypontjainak néhány területére. Bevezetés Az elektronikus kormányzás egyre gyorsuló fejlődése mindenhol a legfontosabb kihívást jelenti a levéltárak számára. Vajon miként lehetünk bizonyosak afelől, hogy a digitális információ úgy kerül leírásra, átvételre és megőrzésre, hogy hozzáférhető és értelmezhető legyen a jövőben is, miközben egyre fontosabb információk kizárólag digitális formában találhatók meg? Milyen változások szükségesek a levéltári gyakorlatban annak érdekében, hogy az új helyzet által támasztott követelményeknek a levéltárak képesek legyenek megfelelni? Hogyan kezeljük a technológiai avulás problémáját és hogyan tudunk eljutni a kihívás felismerésétől odáig, hogy aktívan bánjunk az elektronikus iratokkal, megőrizve az értékes információt a jövő generációi számára? A Dán Nemzeti Levéltár első ízben a hetvenes évek közepén vett át elektronikus iratokat, így hosszú tapasztalatunk van az állami szervek iratkezelő rendszereinek struktúráját és használatát érintő követelmények kialakításában. Először 1995-ben történt meg, hogy a levéltárak meghatározták az elektronikus iratkezelő rendszerekre való áttérés specifikációját, így azok a szervek, amelyek jónak látták, ettől kezdve kiselejtezhették a papír alapú irataikat. Bejelentés és iratértékelés A gyakorlatban hasznosnak bizonyult az informatikai rendszerek hármas osztályozása. Három alapvető kategóriát alakítottunk ki: • Adatbázisok: bármiféle információt tartalmazhatnak, amelyet a szervek munkájuk során összegyűjtöttek, de nem használnak dokumentumkezelési feladatokra. • Hagyományos dokumentumkezelő rendszerek: elektronikusan tárolják a dokumentumok és ügyiratok metaadatait, de maguk a dokumentumok fizikailag papíron léteznek és nem részei az elektronikus rendszernek. • Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek: amelyek digitális formában tartalmazzák mind magukat a dokumentumokat, mind pedig a rájuk vonatkozó metaadatokat. Az elektronikus iratok vagy e-iratok fogalmát a lehető legszélesebb értelemben határoztuk meg, nevezetesen, mint olyan digitális információt értve alatta, amely a fent említett A cikk szerzője, Jan Dalsten Seremen, a Dán Nemzeti Levéltár szaktanácsadója, kinek szíves engedélyével készült az alábbi fordítás a Levéltári Szemle számára. A cikk a szlovéniai levéltárak 2005-ben, Radencflxn tartott konferenciáján elhangzott előadás szerkesztett változata. Megjelent: Tehnicni in vsebinski problemi klasicnega in elektonskega arhiviranja. Pokrajinski Arhiv, Maribor. Maribor, 2005. 109-120. 31