Sorensen, Jan Dalsten: Az informatikai rendszerekből a levéltárakba. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 31–35.
kategóriákba tartozó rendszerek bármelyikében tárolnak. A dán levéltári jognak alapvető felfogása, hogy az irat fogalma minden olyan információt magában foglal, amelyet egy iratképző struktúráit formában felhalmoz, illetve tárol feladatainak ellátása során. A papír alapú iratokkal, mi levéltárosok általában nem találkozunk a keletkezésüktől számított húsz-harminc évig, esetleg még később. És ez rendben is van. Persze szükséges, hogy a szervek szabályozott keretek között hozzák létre és tárolják irataikat biztosítva annak logikai és fizikai rendjét. Általában azonban a papír alapú iratokért kevéssé kell aggódnunk aktív használatuk során és az ezt követő mintegy tíz-húsz évben. Az elektronikus iratokkal azonban más a helyzet. Igencsak nehéz lenne megpróbálni visszanyerni adatot egy húsz-harmincéves informatikai rendszerből, a jelenleg érvényes szabványok szerint migrálni azokat és átvenni a levéltárba hosszú távú megőrzésre. Hatalmas kockázata van a technológiai avulásnak, csakúgy mint a fájlformátumoknak, vagy, hogy a többé nem támogatott hardware használata miatt következik be adatvesztés, a számtalan egyéb körülményről, amely kockáztatót jelent a rendszerben már nem is beszélve. Szükséges figyelembe venni az európai adatvédelmi irányelvet is. Az adatvédelmi irányelv rendelkezéseiből — legalábbis a dán jogszabályokban való alkalmazásukkor — az következik, hogy a személyes adatok nem tárolhatók a szervek rendszereiben tovább, mint amire feltétlenül szükség van. Ez gyakran azt jelenti, hogy az adatot legkésőbb öt éwel a kérdéses személlyel való kapcsolatot követően törölni kell. Ez az információ azonban sok esetben történeti érték hordozója is, amit a dán adatvédelmi törvény is elismer. Ebben az esetben a megoldást az jelenti, hogy az információt még a törlés előtt levéltárba kell adni. Ez szintén korai iratátvételre kényszeríti a levéltárakat, aminek érdekében arra van szükség, hogy az irategyütteseket olyan korán meg tudjuk határozni, amilyen korán csak lehetséges. Mindennek következményeként lépett életbe az a szabályozás, hogy amikor egy dán államigazgatási szerv új rendszert vesz használatba, értesítenie kell a Nemzeti Levéltárai. Amennyiben az új rendszer elektronikus iratkezelési funkciók nélküli adatbázis, elegendő a levéltárat két héttel a használatba vételt megelőzően értesíteni. A bejelentés erre a célra készült űrlapon történik, amely éppúgy tartalmazza a rendszer céljára vonatkozó információkat, a rendszerben lévő adatok leírását és az értékelési folyamathoz szükséges információkat. Az adatbázisok bevezetését a Nemzeti Levéltárnak nem kell jóváhagynia, de a bejelentés úgy történik, hogy az adatbázisok értékelése a lehető legkorábban megtörténjen. Abban az esetben, ha az adatok érdemesnek bizonyulnak a megőrzésre, az értékeléssel egyidejűleg meghatározzuk a szóban forgó adatbázisból való első levéltári adatszolgáltatás időpontját is. Az első átadás általában öt éves üzemelés után következik. Tájékoztatjuk a szóban forgó szervet az átadás technikai feltételeiről, hogy bőségesen legyen idejük felismerni, ha a saját rendszerből a levéltári átadási verzióba való adatkonverzióval valami probléma lehet. Amennyiben dokumentumkezelő rendszerről van szó, a rendszernek nemcsak iratértékelési, de jóváhagyási folyamaton is keresztül kell mennie. Ebből következően egy új dokumentumkezelő rendszer bejelentésének legalább három hónappal a használatba vétel előtt meg kell történnie. A bejelentés szintén szabványos űrlapon történik, amely tartalmazza: 32
