Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.8. ELEKTRONIKUS IRATOK - 7.8.2. Az elektronikus iratok archiválásnak főbb problémái " KÖRMENDY LAJOS - 7.8.2.2. Egyéb, a hozzáférést akadályozó tényezők
7.8. Elektronikus iratok ■ 707 sokkal szélesebb a szoftverek választéka, másrészt ezen a területen gyorsabb a változás. Az operációs rendszerek újabb generációinál 6-8 évig még többé-kevésbé érvényesül a felülről való kompatibilitás, azaz az újabb rendszereken futnak a régebbi programok, azon túl azonban már nem. Az általánosan elterjedt alkalmazói, ún. dobozos termékeknél (a legismertebb közülük a Microsoft Office programcsalád) még van átjárás a legelterjedtebb szoftverek között, például Worddel sokáig lehetett Wordperfect fájlokat is konvertálni. Az egyedi fejlesztéseknél, különösen a rendszerben működő ügyiratkezelő vagy adatbázisrendszereknél már szigorú megfelelési kényszer van, azaz a megfelelő verziójú célszoftver szükséges az adatállomány működtetéséhez. A levéltárak - kevés kivételtől eltekintve - azonban nem tudják megszerezni az iratokkal együtt a működtető szoftvereket, több okból is kifolyólag. Egyrészt, azok jogvédettek, a szervek akkor sem adhatnák át a levéltárnak, ha akarnák, másrészt, ha mégis ezt tennék, akkor a levéltárban néhány évtized alatt akár több száz irat-, adatbázis-kezelő stb. program halmozódna fel, amelyek kezelése, használata, karbantartása megoldhatatlan feladat elé állítaná a levéltárosokat és a kutatókat egyaránt. 7.8.2.2. EGYÉB, A HOZZÁFÉRÉST AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK A jogvédettség más szempontból is problémát okoz. A szoftver- vagy fájlformátumfejlesztő cégek nem vagy csak részben teszik nyilvánossá a kódjaikat, így a kívülállók - legyenek akár a legkiválóbb szoftvermérnökök - eleve hátrányban vannak az alkalmazások írásánál. A világon leggyakrabban használt formátumok (például a Microsoft Office család által generált doc-, xls-kiterjesztésű fájlok vagy az Adobecég pdf-fájljainak többsége) sajnos ilyenek, ezért a szakirodalomban többen óvnak a hosszú távú őrzésüktől. Az sem előny, hogy a jogvédett formátumok a fejlesztő cégtől függnek, tehát ha a cég eltűnik a piacról, akkor a formátum fejlesztése is megáll, majd lassan elavulttá válik. Ennél nagyobb biztonságot jelentenek a nem jogvédett, nyílt kódú, széles körben használt, ellenőrzött fejlesztésű szoftverek, formátumok és leíró nyelvek, mint például a Linux operációs rendszer, a txt- vagy az SGML-, XML-formátumú adategyüttesek. A jogvédettséget és a részben zárt kódot ellensúlyozhatja a széles körű elterjedtség, ami egy ideig - amíg sokan használják - biztonságot jelent. Az ilyen döntéseknél gyakran kompromisszumot kell kötni, és a pró és kontra érveket mérlegelve kell határozni. A sokféle elektronikus irat nemcsak a levéltáraknak, hanem az iratképzőknek is gondot okoz. Különösen a nagy multinacionális cégeknél jelentkezett ez a probléma korán, ugyanis ők - köszönhetően a kiterjedt kapcsolatrendszerüknek - rengeteg különböző formátumú és eltérő hardverrel-szoftverrel működő elektronikus iratot kaptak a világ minden tájáról. Az üzleti szektor fizetőképes keresletére gyorsan reagált a szoftveripar, és kb. tizenöt évvel ezelőtt megjelentek a piacon az első ún. records vagy content management, azaz irat- vagy tartalomkezelő rendszerek.
