Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.8. ELEKTRONIKUS IRATOK - 7.8.2. Az elektronikus iratok archiválásnak főbb problémái " KÖRMENDY LAJOS - 7.8.2.3. Hitelesség
708 ■ 7. Levéltári informatika Az irat- és/vagy tartalomkezelő rendszer tulajdonképpen egy olyan „szuperszoftver’’, amely a különböző formátumú fájlokat (iratokat, irategyütteseket) egy rendszerbe foglalja és kezeli, kb. egy évtizedre visszamenően tartalmazza a gyakran használt programok olvasó és böngésző funkcióját. Úgy tűnhet, hogy ez a megoldás a levéltárak számára is, a helyzet azonban ennél jóval bonyolultabb. Egyrészt a levéltárosoknak hosszú távon kell gondolkozniuk, azaz 50, 100, 150 stb. év múlva is olvasniuk kell a ma archivált fájlokat, ez pedig olyan időtáv, ami jóval meghaladja az üzleti szektor horizontját. Egy cég sem vállalja, hogy évtizedekre visszamenően minden fájl olvasását biztosítja. (Nem is lehet elvárni tőlük.) Másrészt az irat- és tartalomkezelő rendszerek az egyszerű, egyedi iratokra és táblákra koncentrálnak, de adósak maradnak az iratrendszerekben és/vagy az adatbázisokban lévő összefüggések megjelenítésével. Az összefüggések megjelenítése és működtetése annál is fontosabb, mert - amint az előző alfejezetekben láttuk - a levéltári információ lényegi részéhez tartoznak, viszont illúzió azt gondolni, hogy a levéltárak a begyűjtött adatállományok eredeti alkalmazási szoftvereinek minden funkcióját képesek lesznek reprodukálni. Itt is kompromisszumot kell kötni: a fontosabb összefüggéseket, funkciókat működtetni kell, a kevésbé fontosakról le kell mondani. 7.8.2.3. HITELESSÉG A hitelesség kulcskérdés az elektronikus iratoknál, az élenjáró nyugati levéltárak különös fontosságot tulajdonítanak ennek a problémának. Az egyik figyelemre méltó nemzetközi kutatás, az InterPARES nevű projektsorozat kimondottan a hitelesség felől közelíti meg az elektronikus iratok kérdéskörét, nemcsak azért, mert az alapvető attribútuma a levéltári iratnak, hanem, mert elektronikus környezetben a hitelesség inkább befolyásolja az iratok értékelését, feldolgozását és megőrzését, mint a hagyományos iratoknál. Míg a hagyományos papírvilágban a hitelesség elsősorban az irat tartós fizikai létezésén alapul, addig - amint az előzőekben láttuk - elektronikus környezetben erre nem lehet támaszkodni. Amint a későbbiekben látni fogjuk, tulajdonképpen nem is lehet megőrizni az elektronikus iratokat, csak a képességet, hogy reprodukáljuk őket. Az előzőekben említett forma- és tartalomelválásnak komoly hitelességi következménye van. Nyilvánvaló, hogy a forma is az irat része, és azt is meg kell (lene) őrizni az utókornak, de a fentiek ismeretében ez gyakorlatilag kizárt, illetve csak erős megszorításokkal érhető el (például a megjelenítés hardver- és szoftverfüggősége miatt). Ugyancsak gyengíti a hitelességet az elektronikus iratok tartalmának szórtsága, bonyolult struktúrájuk, valamint az irategyüttesek és a fondok határainak elmosódása, végül, de nem utolsósorban a viszonylag könnyű és nyom nélküli változtathatóságuk. A hardver- és szoftverfüggőség miatt az elavuló állományokat a levéltárak általában migrálják, azaz új szabvány szerint konvertálják (bővebben lásd a 7.8.4.2. pontban). A migrálás azonban óhatatlanul változtatást jelent, hiszen
