Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.8. ELEKTRONIKUS IRATOK - 7.8.2. Az elektronikus iratok archiválásnak főbb problémái " KÖRMENDY LAJOS - 7.8.2.1. Hardver- és szoftverfüggőség
706 ■ 7. Levéltári informatika amelyek állandó átalakuláson esnek át. A változékonyság komoly dilemmát jelent mind az irattáraknak, mind a levéltáraknak: az iratanyagból melyik állapotot őrizzük meg? Mivel mindent nem lehet megtartani, ezért kompromisszumot kell kötni: az irattárban meghatározott időpontonként „metszeteket” kell megtartani, a levéltárnak pedig az iratok fontosságától függően hosszabb periódusonként kell megőriznie az iratokat. Az instabil iratok tipikus példái a honlapok, amelyeket rendszeresen frissítenek, és emiatt a nyomtatott publikációkban is gyakran feltűnő internetes hivatkozások pár év után ellenőrizhetetlenné válnak. ♦ Az elektronikus iratok fizikailag is instabilabbak és sérülékenyebbek, mint a hagyományosak: a lemezek és szalagok pár év alatt lemágneseződnek, az optikai adathordozók (például CD-k) egy karcolással tönkretehetők. Ha összehasonlítjuk a hagyományos és az elektronikus iratok információelemeit (7.3.1. pont), akkor nem látunk köztük különbséget. Mindkettőnél van forma, tartalom, kontextus és struktúra, de a különböző elemek nem azonos súllyal esnek latba. Mivel az elektronikus irat nagyon heterogén, a tartalom elválik a formától, a tartalom fragmentált, az irat nem képezi le pontosan a képző szerv felépítését, és elmosódnak a fondhatárok, mind a struktúra-, mind a kontextuselemet meg kell erősíteni, ami két eszközzel történhet: megfelelő metaadatokkal és kellően részletes dokumentációval. A dokumentációnak tartalmaznia kell minden fontos információt a vonatkozó elektronikus iratokkal kapcsolatban. Pontosan le kell írni egyrészt a szakmai rendszert (például az iratképző jogi-adminisztratív rendszerét, az ügyiratkezelő rendszer iratcsoportjait, az ezek közötti összefüggéseket, milyen „útvonalat” járnak be az iratok, stb.), másrészt az informatikait: milyen fájlokból áll össze a rendszer, milyen formátumok fordulnak elő (például txt és tif), vannak-e táblák (adatbázis), azoknak milyen mezőik vannak, milyen összefüggések vannak a táblák vagy fájlok között - tulajdonképpen egy rendszerterv adataira van szükség. 7.8.2. Az elektronikus iratok archiválásnak főbb problémái ■ KÖRMENDY LAJOS 7.8.2.1. HARDVER- ÉS SZOFTVERFÜGGŐSÉG Erős függést jelent maga a tény, hogy az iratok csak számítógéppel olvashatók. A gyors változások és az eltérő szabványok miatt különösen régi elektronikus iratokról derül ki gyakran, hogy a rendelkezésre álló berendezésekkel már nem olvashatók. Az évtizedekig általánosan elterjedt 5, majd 3 hüvelykes hajlékonylemez-meghajtók szinte teljesen eltűntek a piacról, így az ilyen lemezeken lévő információk veszélybe kerültek. Nyilvánvaló, hogy a levéltárak nem tudnak minden nagyobb elektronikus irategyüttessel hardvert is gyűjteni, tehát más megoldást kell találni. A szoftverfüggőség még a hardvernél is nagyobb problémát jelent, mert egyrészt
