Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.8. ELEKTRONIKUS IRATOK - 7.8.1. Az elektronikus irat fogalma és jellemzői • KÖRMENDY LAJOS
7.8. Elektronikus iratok • 705 A hagyományos iratnál a. forma egyértelmű, és szorosan hozzátartozik a tartalomhoz (egy ügyirat fejléce, a beadvány formája stb.), az elektronikusnál viszont nem, a két dolog többnyire elválik egymástól, a formát egyaránt befolyásolja a hardver és a szoftver. A különböző monitorok és videokártyák azonos elektronikus iratnak eltérő képét adják, nem beszélve a szoftverek közötti különbségekről, például ha a szövegszerkesztőnkben nincs meg a megfelelő betűtípus, akkor az irat kinézete teljesen más lehet, mint eredetileg volt. Az elektronikus irat tartalma gyakran „töredezett”. Egy irat - például egy adatbázis rekordja -, amit a képernyőn látunk, lehet, hogy fizikailag 5-10 különböző fájlban van tárolva, és csak a program rendezi össze őket, intellektuális szempontból viszont kétségtelenül egy rekordról (iratról) van szó. Az elektronikus irat jellemzően sokkal bonyolultabb struktúrájú, mint a hagyományos. Az internetes iratokban gyakran találkozunk linkekkel, azaz utalásokkal, amelyekre rákattintva egy másik, az előzővel kapcsolatos irat kerül a képernyőnkre. A fentiek miatt az elektronikus iratokban nehéz a tájékozódás, ezeket a hátrányokat ellensúlyozandó, kiemelt szerepet kaptak a metaadatok, amelyek az analóg világban jórészt ismeretlenek voltak. (A metaadat az elektronikus iratra vonatkozó, elkülönült elektronikus adat.) A hagyományos iratokra csak rápillantunk, és látjuk a formáját, színét, az elektronikus világban pontos technikai specifikációkat kell adni metaadat formájában, hogy elérjük a pontos megjelenítést. A papírvilágban néhány egyszerű segédlettel (például tételjegyzékkel, iktatókönyvvel), tipográfiai megoldásokkal, valamint az iratok háromdimenziós létével (például egy tételt külön csomóban vagy dobozban őrzünk) érzékeltetni tudjuk az iratok struktúráját, az elektronikus világban ugyanez csak pontos metaadatokkal érhető el. (A metaadatokról bővebben a 7.8.3.2. pontban lesz szó.) Hagyományos, papíralapú fondokban az iratok általában követik a szerv szervezeti felépítését, illetve leképezik annak működését, tehát az egyes ügyosztályok irategyüttesei külön kezeltetnek, de gyakoriak az egy-egy munkafázishoz köthető sorozatok is. Az elektronikus iratoknál a szervezeti egységekhez köthető határok sokkal elmosódottabbak: a különböző osztályok munkatársai közös adatbázisokból dolgoznak, onnan csatolják az ügyiratukhoz a szükséges elektronikus iratokat. Hasonló tendencia érvényesül a fondok tekintetében is: az internet és a belső hálózatok világában a szervek egyre gyakrabban használnak közös adatbázisokat vagy egyéb iratforrásokat, az információ keletkezési helye gyakran nem is állapítható meg egyértelműen, ezért a provenienciaelvet időnként nehéz érvényesíteni. Az elektronikus iratok intellektuálisan nagyon instabilak. Amerikai vizsgálatok szerint a szerveknél képzett e-iratok többsége átmeneti vagy dinamikus (gyorsan, állandóan változó). Az átmeneti iratok eleve ideiglenes céllal készülnek (ilyenek az analóg világban is voltak, csak jóval kisebb számban, azokat is többnyire kiselejtezték), a dinamikusakat (ezek nem léteztek korábban) pedig gyakorta frissítik, annotálják, ilyenek például a folyamatosan karbantartott adatbázisok,
