Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.7. AZ INTERNET ALKALMAZÁSA • KÖRMENDY LAJOS - 7.7.2. Levéltári honlapokkal kapcsolatos ajánlások és elvárások
700 ■ 7. Levéltári informatika hol van. Ennek az a hátránya, hogy a menüstruktúra állandó képernyőn tartása meglehetősen sok helyet foglal el, viszont vannak kompromisszumos megoldások, például egy állandóan látható gombbal elrejthetjük, illetve előhívhatjuk a teljes struktúrát. Nagyon jól kivédhető az eltévedés, ha a felhasználó mindig visszaléphet egy-egy szintet a hierarchiában. A honlap tartalmát állandóan kontrollálni és frissíteni kell. Ha a tartalom jelentősen megváltozott, akkor a struktúrát (menürendszert) is módosítani kell. Érdemes úgy kialakíttatni a honlapot, hogy az a levéltár szempontjából rugalmas legyen, a struktúraváltoztatásokat, illetve a kisebb technikai módosításokat a levéltár informatikai szakembere elvégezhesse, mert mindig külső szolgáltatóhoz fordulni meglehetősen drága, és gyakran ürügyül szolgál a frissítés vagy a módosítás elodázására. A soknyelvű Európában illik több nyelven hozzáférhetővé tenni az információkat. A fentebb részletezett kommunikációs üzenettől és a célközönségtől függ, hogy a levéltár milyen nyelvet alkalmazzon a honlapon. Intenzív nemzetközi kapcsolatokkal rendelkező vagy számos külföldi kutatót vonzó levéltáraknál ajánlott a többnyelvűség. Ez természetesen nem merülhet ki csak a menüpontok fordításában. Az idegen nyelvű szöveg lehet rövidebb, mint a magyar, de arra vigyázni kell, hogy a külföldieknek szánt információk is naprakészek legyenek. Ha a magyar szöveg módosításai után az idegen nyelvű szöveg változatlan marad, akkor két eltérő verzió keletkezik, ami a levéltár hitelét rontja. Ha nem biztosítható a külföldieknek szánt rész karbantartása, akkor inkább le kell mondani a többnyelvűségről. Amint fentebb említettük, a tartalom és a struktúra is elsősorban a kommunikációs üzenettől, valamint a célközönségtől függ, és a tartalmat érdemes úgy csoportosítani - azaz olyan struktúrát kialakítani -, hogy a különböző célcsoportoknak szóló információk elkülönítve, blokkokban jelenjenek meg. Ez a blokkalakításnak egy fontos szempontja, de természetesen más célokkal is lehet és érdemes információegységeket kialakítani. ■ Nyitólap A nyitólapon érdemes elhelyezni azokat az aktuális információkat, amelyekre az olvasók figyelmét a levéltár fel akarja hívni: felhívások, közeljövőben megtartandó rendezvények, újonnan megnyílt kiállítások, nemrég megjelent publikációk stb. kerülhetnek ide. Gyakori hiba, hogy túl sok a figyelemfelkeltő információ, ezért azok hatásukat vesztik. ■ A levéltár bemutatása A levéltár bemutatkozása általában Magunkról címszó alatt olvasható. Az új olvasók többnyire ezt olvassák el először, tehát innen kapják az első benyomást a levéltárról. Ez a fejezet különböző csoportoknak szól, mert mind a társintézményekben dolgozó levéltárosok, mind a laikus érdeklődők kíváncsiak a honlapot jegyző levéltári intézményre. Különösen nehéz ennek a blokknak a szövegezése, mert megfelelően szakszerűnek és tartalmasnak kell lennie ahhoz, hogy az érdeklődő kollégák tetszését elnyerje, ugyanakkor a laikus olvasót is le kell kötnie.
