Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.5. ELEKTRONIKUS NYILVÁNTARTÁSOK • KÖRMENDY LAJOS - 7.5.2. Az E-Archívum - 7.5.2.2. Naplók, szervnyilvántartás
20. ■ Gyarapodási napló 7.5. Elektronikus nyilvántartások ■ 683 podási, fogyatéki stb. tételek részletes taglalását (lásd a 20. képen a Gyarapodási naplóbejegyzés tételei című részt). A naplókat és a törzskönyvet integrálni kell, hiszen az adatok egy részét az előbbiből az utóbbiba át kell vezetni, illetve meg kell jeleníteni. Az E-Archívumban ez nem automatikusan történik, tehát például a gyarapodási naplóba bevezetett adatok nem jelennek meg azonnal a törzskönyv megfelelő rekordjában. A szervnyilvántartás a rendszer önálló modulja, azaz nincs kapcsolata az E-Archívum többi nyilvántartásával, ami mind jogilag, mind szakmailag indokolható. A NKÖM- rendelet a szervnyilvántartás esetében is megadja a kötelezően vezetendő adatokat, az E-Archívum sokkal több adat nyilvántartására tartalmaz mezőket, ami nem feltétlenül előny, mert egy túl bonyolult nyilvántartás túl sok üresen maradó mezőt eredményezhet. A NKÖM-rendelet előírja, hogy a szervek jogelődjét-jogelődjeit is nyilván kell tartani (6. § e bekezdés). Az E-Archívum túlmegy ezen, és a jogutódokra is tartalmaz rovatot. A szervnyilvántartás azonban az iratkezelés felügyeletének eszköze, és ha benne jogutódot is nyilvántartunk, akkor a megszűnt szervek is a regiszter egyenrangú részét képezik, ami ellentmond a jogalkotó szándékának. A szervek gyakori átalakulása, megszűnése miatt egy ilyen nyilvántartásban a már nem élő szervek száma egyre növekszik, és egy idő után túlsúlyba is kerülnek. Kétségtelen, hogy nemcsak a működő de a megszűnt szervek nyilvántartása is szükséges, de a két dolgot el kell választani, ami programozási szempontból egyszerű feladat. Az átalakulások áttekintését segíti a Genealógia nevű funkció, ami grafikusan jeleníti meg az adott szerv élettörténetét (lásd a 21. képet).
