Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.5. ELEKTRONIKUS NYILVÁNTARTÁSOK • KÖRMENDY LAJOS - 7.5.2. Az E-Archívum - 7.5.2.3. Jogosultsági rendszer, egyéb szolgáltatások
684 ■ 7. Levéltári informatika 21. ■ Szervgenealógia A szervnyilvántartáshoz tartozó segédtáblák megkönnyítik az egységes használatot. Új rekord nyitásakor vagy egy meglévő módosításakor sokszor elég innen kattintással kiválasztani egy táblából a szervtípusra, a jogcímre, a cégformára vagy az iktatási rendszerre vonatkozó meghatározást. 7.5.2.3. JOGOSULTSÁGI RENDSZER, EGYÉB SZOLGÁLTATÁSOK A jogosultági rendszer négy kategóriát különböztet meg: van referens, középvezető, felsővezető és rendszergazda. Az egyes kategóriák más és más jogosultságokat jelentenek (például a referens a referenciájába tartozó fondokban és állagokban jogosult változtatásokat végezni, az illetékes osztályvezető viszont jogosult ezeket felülbírálni vagy jóváhagyni), az illetékességi kört (hogy ki milyen rekordokban eszközölhet változtatásokat) egy külön táblában lehet definiálni, ami addig érvényes, amíg nem módosítják. A használónak belépéskor meg kell adnia a nevét és a jelszavát, amit a rendszer regisztrál. Minden adatváltoztatás automatikusan rögzül, és pontosan visszakereshető név szerint. A rögzítést a használó nem tudja befolyásolni, ami fontos a felelősségvállalás, valamint a hitelesség biztosítása szempontjából. Meg kell azonban mondani, hogy a rendszer így, önmagában jogilag nem tekinthető hitelesnek, mert a jelenleg érvényes jogszabályok előírásainak nem tesz eleget (lásd a 7.8.5. pontot). A rendszer használatát megnehezíti, hogy néhány alapszolgáltatás, mint például nyomtatás, keresés, export és import, erősen hiányos. Szakmai szempontból különösen aggályos e két utolsó funkció hiányos működése. Exportálni csak az alapadatok egy részét lehet HTML-formátumban, így készíthető egy naprakész fond- és állagjegyzék. Az E-Archívumban azonban sokkal több adat van, ezek sokoldalú felhasználásához szükséges lenne egy fejlett exportfunkcióra. Másrészt a rendszer által generált rekordok a levéltár elektronikus iratainak
