Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.5. ELEKTRONIKUS NYILVÁNTARTÁSOK • KÖRMENDY LAJOS - 7.5.2. Az E-Archívum - 7.5.2.1. Törzskönyv
680 • 7. Levéltári informatika 18. ■ E-Archívum, levéltári szintek valósításban azonban komoly ellentmondások vannak bizonyos, alapkoncepcióra visszavezethető megoldások miatt. A törzskönyv fond- és állagszintű nyilvántartás, de - amint azt az előzőekben láttuk - az egyértelmű azonosítás miatt az irategyüttest makrostruktúrába kell ágyazni, tehát a fond feletti szinteket (fondcsoport/1 evél tár, fondfőcsoport/szekció) is jelezni kell. Az E-Archívum ennél mind fölfelé, mind lefelé tovább terjeszkedik, azaz további szinteket is magában foglal (lásd a 18. képet). A magyar archivisztikában és levéltári gyakorlatban az olyan, teljesen ismeretlen nevű szintek, mint például MF (mikrofilm) állagközépcsoport vagy MF állagalcsoport, valójában állag alatti szinteket jelölnek, ami ellentmond a törzskönyv szabályainak és alkalmazásának. Ismeretlen nevűek a „magas” szinteknél is előfordulnak (például Mikrofilm: régiószint), de ennél nagyobb zavart okoz, hogy a szintek összekeverednek, és ennek elsődleges oka az, hogy a fényképgyűjtemény és a filmtár adatai egy táblába kerültek az eredeti iratokkal együtt. Ezek a másolatgyűjtemények azonban államok az államban, és ezért külön kezelendők. A 6.7.1.7. pontban láttuk, hogy a másolatok rendszere kettős: egyrészt meg kell őrizni az eredeti iratok rendjét, struktúráját és jelzetét, azaz az eredeti rendszert, másrészt erre rá kell építeni a másolatok struktúráját és jelzeteit, azaz saját rendszerét. Ha mindezt önálló táblában (rendszerben) tesszük, akkor nem okoz zavart, ha viszont az eredeti iratokkal együtt tartjuk nyilván a másolatokat, akkor igen. A filmtár vagy a fényképtár ugyanis a másolatokat őrző levéltári intézmény állományában önálló fondfőcsoportnak vagy szekciónak számít, ez alá viszont nem lehet besorolni a máshonnan származó másolatok eredeti rendszerét, mert az óhatatlanul annál magasabb szinteket is tartalmaz (levéltári intézmény, levéltárak csoportja, levéltárak magasabb csoportja - lásd a 17. képet). Nem kevésbé problematikus a szeparált adatbázisok beolvasztása a főtáblába. Ezek olyan különálló adatbázisok, amelyek egy-egy fond vagy állag iratainak adatait részletezik. Az E-Archívum országos levéltári állományában két mikrofilmes adatállomány integrálására került sor, az anyakönyvi gyűjteményre és az úrbéri tabellákra. Itt a fő gond az, hogy a szeparált tábláknak teljesen más az adatstruktúrájuk, mint amit egy törzskönyv megkövetel. Az anyakönyveknél például ilyen mezők szerepeltek: születési anyakönyvek időköre, házassági anyakönyvek időköre, halálozási anyakönyvek időköre, vegyes anyakönyvek időköre. Ezeket az adatokat
