Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.5. ELEKTRONIKUS NYILVÁNTARTÁSOK • KÖRMENDY LAJOS - 7.5.2. Az E-Archívum - 7.5.2.1. Törzskönyv
7.5. Elektronikus nyilvántartások ■ 681 19. ■ Törzslap, strukturált fondleírás csak akkor lehetett volna jól integrálni a főtáblába, ha az ISAD(G)-nek megfelelő vagy ahhoz hasonlatos adatszabványosítás történik. Mivel ilyenről nincs szó, ezért az eltérő struktúrájú adatok mind egy Általános fondismertetés nevű szöveges mezőbe kerültek, ahol nem lehet keresni, szűrni őket. A kérdés úgy is fölvethető, hogy meddig érdemes az adatokat szabványosítani? Egyes vélemények szerint állag alatt két ok miatt már nem érdemes szabványosítani. Egyrészt, ilyen alacsony szinteken az adateltérések már túlságosan markánsak, és miattuk másfajta feldolgozás szükséges. A fenti példánál maradva, egy úrbéri összeírásnál fontos lehet a földek megoszlása, a vetett és betakarított termények fajtája és mennyisége, a rendelkezésre álló állatállomány stb., illetve ezen adatok kombinációja. Egy térképgyűjteménynél a műszaki adatok mellett a pontos földrajzi behatárolás, a feltüntetett helységnevek stb. Ilyen adatok igazából önálló adatbázisba rendezve aknázhatók ki hatásosan, az viszont nemigen fér bele egy általános leírási szabvány kalodájába. Másrészt, alacsonyabb szintek felé haladva mértani léptékben többszöröződnek az adatok, és néhány speciális irategyüttest leszámítva, fölösleges részletes leírást adni ügyirat- vagy iratszinten, általában elegendő a karakterisztikus, releváns adatok listája vagy ezek kombinációja. Levéltárakban például gyakran dolgozzák fel darabszinten a levélgyűjteményeket (Missiles), az így készített lajstromok rovatai azonban - jó okkal - csak néhány adatra korlátozódnak: a levélíró és/vagy a címzett neve, a levél dátuma, tárgya. Más vélemények szerint az adatok konzisztenciája fontosabb szempont, mint a különbözőségük, mert így válnak igazán jól kereshetővé és cserélhetővé. Ezért érdemes minden szinten egy egységes szabványt létrehozni - ezt az álláspontot tükrözi az ISAD(G) és az EAD.
