Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.

7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.4. ADATBÁZIS ÉPÍTÉSE • BREINICH GÁBOR - 7.4.7. Hozzáférés

7.4. Adatbázis építése ■ 671

tőséget lehet adni a manuális felülbírálatra is. Az egyes adatmezők előre definiált adattípusokat fogadhatnak, meghatározva a bevihető adatformátumokat. Például csak szöveget vagy numerikus adatokat, vagy alfa-numerikus adatokat is elfogadnak. Meghatározható, hogy egyes adatelemek előre definiált értéklistából legyenek csak választhatóak (legördülő listából), biztosítva az alkalmazható kifejezések egységes használatát. Az adatbevitel során megkönnyítheti a feldolgozó munkáját, ha a kiszolgáló számítógépen tárolt, választható adattartalmakat „intelligens” módon, a beírt karakterektől vezérelve a gép felkínálja a felhasználónak. Segítséget nyújthat a felhasználók számára a nem megfelelő formátumú adatbevitel esetén eligazító hibaüzenet megjelenítése.

A vezérlőelemek, nyomógombok, jelölőnégyzetek, választókapcsolók, legördülő listák, listapanelek, görgetősávok, léptetők segítségével a beviteli űrlapok egyszerűbbé, kezelhetőbbé tehetők, és növelhetik az adatbevitel pontosságát.

Az adatbevitel automatizálása digitalizálóeszközök és szoftveres alkalmazások segítségével jelentősen lecsökkentheti, ha nem is válthatja ki egészében, az élőmunkát. Szövegek képi digitalizálása, majd pedig optikai karakterfelismerő szoftverek (OCR - lásd a 7.6.2.1. pontot) segítségével azoknak géppel olvasható szöveggé alakítása nagy tömegű adatfeldolgozást tesz lehetővé a nem kézzel írott iratok esetében.

Az adatbázis karbantartásához tartozó feladat a bevitt adatok módosítása, törlése, a szükséges indexelések elvégzése, az értéklisták módosítása, javítása, a kulcsszavak, tárgyszavak, névterek rendszeres felülvizsgálata, a szükséges egységesítési és adattisztítási feladatok elvégzése.

7.4.7. Hozzáférés

Alapvető adatbázis-kezelő műveletek közé - a bevitel és a karbantartás mellett - a beépített adatok lekérdezése, keresése, válogatása, szűrése, rendezése, összesítése és nyomtatása tartozik.

A megfelelő tájékozódást a jól megtervezett képernyőkön való megjelenítésnek is szolgálnia kell. Mind az áttekinthetőséget, mind a kezelhetőséget, mind az ergonómiai szempontokat figyelembe kell venni a felületek megfelelő kialakításához.

A keresés során történik meg az adatbázisba rendezett információk kereső által meghatározott szempontok szerinti elérése, prezentálása, további felhasználásra alkalmas módon való összegyűjtése. Kereséskor az iratok leírásainak (metaadatok) keresése folyik, viszont a tájékoztatás faktografikus adat- vagy tényközléssel is megvalósulhat, azaz nem pusztán a levéltári forrásra utalhatunk. (Faktografikus az az önálló, tényszerű információ, amely jelentését önmagában hordja, például címtárak, almanachok, választói névjegyzékek.) A keresési folyamatok eltérőek lehetnek: egy vagy több adatbázisban történő, láncolt, lépésenkénti stb. - az adott rendszer lehetőségeitől függően.

A levéltári iratok általános leírási rendszerében rögzített struktúra szerint levéltárak, fondfőcsoportok, fondok, állagok stb. rendjében lehet a rendszert jól ismerők-