Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.4. ADATBÁZIS ÉPÍTÉSE • BREINICH GÁBOR - 7.4.7. Hozzáférés
672 ■ 7. Levéltári informatika nek a hierarchia szerint keresni. További tájékozódásra a természetes nyelvi tartalmi feltáró rendszerek alkalmasak. Ilyen a szabad és kötött tárgyszó, a tezaurusz, valamint természetesen a teljes szövegű keresés. A kötött tárgyszórendszer egy előre megszerkesztett fogalomrendszer. A szinonimák közül előre eldöntik, melyiket használják. A szabad tárgyszórendszerben bármilyen, eddig nem szereplő fogalmat alkalmazhatunk az irat tartalmának leírására. A tárgyszavak szűrésére, szabályozásra itt is szükség van, különben kezelhetetlenné válik a rendszer. A tezaurusz egy kötött tárgyszórendszer, ahol az egyes elemek tartalmazzák a fogalom kapcsolatait is: szinonima, fölérendelt fogalom, alárendelt fogalom, részés egész fogalom. Az egyes elemek kapcsolatait az adatbázis-kereső programok ki tudják aknázni. Megfelelő parancsra képesek a szűkebb vagy tágabb fogalomra keresni. Magyar levéltári tezaurusz még nem létezik, ezért a levéltárak a szabad vagy kötött tárgyszórendszert alkalmazzák leggyakrabban. Teljes szövegű keresés esetében a valamennyi szóra indexált állományban, a bevitt formának megfelelően történik meg a keresés és a találatok felmutatása. A jól elkészített tárgyszórendszer a teljes szövegű keresésénél hatékonyabb a találati pontosság szempontjából, azonban jelentős munkabefektetést igényel. Egy rosszul kialakított tárgyszórendszernél viszont a teljes szövegű keresés hatékonyabban képes működni. Az adatbázis-kezelő rendszerekben a teljes szövegű keresésre általában lehetőség nyílik. A keresésnél két veszély szokott felmerülni. Az egyik a pontatlan keresés, amelynél kezelhetetlenül nagy találati lista keletkezik, a másik a szűk területet megragadni igyekvő keresés, ahol viszont a releváns tételek kiesésének és nem teljes találati lista keletkezésének veszélye áll fenn. Javítja a keresési pontosság esélyeit a magyar nyelv szabályait ismerő, nyelvérzékeny keresés, a szótőkereső, valamint az elő- és utótagokat is kezelni képes keresőszoftver. Segíthet továbbá a felhasználó dilemmáján a böngészhető teljes tárgyszólista, amely megmutatja a relevánsán kereshető tárgyszavakat. A módszeres információkeresés során a képernyő által felkínált felületen a program egyszerű vagy összetett keresési módját választva meghatározhatók a kiválasztott adatbázis (ok), és megfogalmazható az előbbiekben említettek szerinti keresőkérdés, szó, tárgyszó, kifejezés, szókapcsolat. A különböző szempontok szerint rendezhető találati lista alapján, ahol a releváns tartalmú rekordok azonosításra alkalmas adatai jelennek meg, elvégezhető az alkalmasnak tűnő dokumentumok kigyűjtése saját adattárolóra vagy nyomtatva. A következő lépésben megvalósítható a kívánt információkat tartalmazó dokumentumok szelektálása, a lehetségesek közül a valóban hasznosíthatók kiválasztása. További keresés lehetséges a kiválasztott dokumentum (ok) ban, illetve megtörténhet az érdemi információk tényleges felhasználása. A további feldolgozás szempontjából lényeges annak biztosítása, hogy az adatbázisból kinyerhető adatok megfelelő formátumban exportálhatóak legyenek, illetve, hogy az előírt formai és tartalmi kritériumok teljesítése esetén lehetőség nyíljon máshonnan származó adatok importálására is.
