Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.4. ADATBÁZIS ÉPÍTÉSE • BREINICH GÁBOR - 7.4.6. Az adatbevitel eszközrendszere, az adatkarbantartás segédeszközei
670 • 7. Levéltári informatika lehetnek levéltári alkalmazásra kifejlesztett célszoftverek vagy általánosan elterjedt adatbázis-építő alkalmazások. Lehetnek olyan integrált rendszerek, amelyek a levéltári szabványok, ajánlások alapján épülnek fel, és megoldásaikkal biztosítják a beépített adatok integritását, a hierarchiák biztos kezelését, a kapcsolatok egy rendszeren belüli működtethetőségét. Egy integrált rendszer a levéltári iratok és feldolgozó tevékenység nyilvántartását, az egyes iratanyagrészekről készített részletes tartalomfeltáró adatbázisokat egyaránt képes különböző modulokba foglalva befogadni és a levéltári informatikai rendszerben átjárhatóan kezelni. Az optimális esettől eltérően azonban általában különböző alkalmazásokban valósul meg az adatbázisok felépítése, de a szabványok és az interoperabilitás elvének érvényre juttatásával az együttes kereshetőségnél és megjeleníthetőségnél jelentkező akadályok kiküszöbölhetőek. Az interoperabilitás fogalma arra az elvre utal, hogy a tartalom - amennyire csak lehetséges - újra felhasználható, különböző rendszerek, hálózatok és szervezetek között továbbítható és tartós legyen. Hogy egy rendszerben tárolt információ megosztása egy másik rendszerrel, annak felhasználóival vagy gépi komponenseivel létrejöhessen, a szabványok használatával, adattárolási és kommunikációs formátumok, valamint szabványos metaadatok és keresési protokollok alkalmazásával biztosítható. (A protokoll egyezmény vagy szabvány, amely leírja, hogy a hálózat tagjai miképpen tudnak egymással kommunikálni, megadva az üzenetek pontos felépítését és az abban szereplő adatok jelentését.) Metaadatok keresésénél például az OAI (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) elterjedése biztosíthatja az átjárhatóságot. Az intézmények közötti adatkapcsolatok és a közös lekérdezés lehetőségeinek megteremtése tehát nem csupán azonos szoftver- és hardverkörnyezet alkalmazásával oldható meg. A nagy területű hálózati kapcsolatok az említett szabványok és protokollok alkalmazásával biztosíthatják a közös felületeken, portálokon az egyes intézmények különböző rendszereiben kezelt adatbázisok elérését, használatát. 7.4.6. Az adatbevitel eszközrendszere, az adatkarbantartás segédeszközei Az adatbázisokhoz sokféle adatbeviteli lehetőség alkalmazható - szövegek, adatok begépelésétől a digitalizált tartalmak automatikus beépítéséig - a feldolgozandó iratok jellegétől és az alkalmazható technológiai eljárásoktól függően. A billentyűzetről bevitt információk esetében az adatbázis-kezelő programok rendszerint olyan felületeket kínálnak, amelyek segítik az adatrögzítő munkáját. Űrlapok könnyíthetik meg az adatbevitelt, amelyek egyrészt a feldolgozás logikai sorrendjét támogathatják, másrészt szolgáltatásaikkal segíthetik a beviteli munkát, vagy javíthatják annak színvonalát. Meghatározhatók a kötelezően kitöltendő mezők, amelyek adatai nélkül az egyes rekordok nem lennének megfelelően használhatóak a rendszerben, illetve az opcionálisan kitölthetők, vagy éppen az automatikusan kitöltésre kerülők. Az automatikusan kitöltött adatmezők esetében lehe-
