Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.4. ADATBÁZIS ÉPÍTÉSE • BREINICH GÁBOR - 7.4.1. Az adatbázis-építés stratégiája
7.4. Adatbázis építése ■ 667 két pedig átírjuk, azaz összes leírásunkat egy nagy keretbe foglaljuk, ezáltal jelentősen könnyebbé válik a keresés, a böngészés, illetve bármilyen adatkarbantartás. Egyúttal a levéltár létrehozza a saját biztonságos elektronikus levéltárát, ugyanis a leírás eredménye is elektronikus iratnak számít! Hátránya viszont az EAD-vel készült leírásoknak, hogy nem működnek adatbázisként, ezért a relációs adatbázisok, illetve az ezekre írt adatbázis-kezelők szolgáltatásait nem nyújtják, bár elméletileg ez sem kizárt, hiszen a tagek pontosan definiálnak, besorolnak és elválasztanak, tehát az általuk határolt adatok mezőknek is felfoghatók, és így programozhatok is. Van egy köztes megoldás is: adatbázist használunk, amelynek outputját úgy alakítjuk ki, hogy a rendszer az exportált adatállományt EAD-formátumban is produkálja. így az EAD legnagyobb előnyét, a megfelelő elektronikus iratformátumot nyerjük el. 7.4. ADATBÁZIS ÉPÍTÉSE ■ breinich Gábor 7.4.1. Az adatbázis-építés stratégiája Az adatbázisok adatok struktúrába szervezett, rendezett, informatikai eszközökkel kezelt állományai. Legfőbb sajátosságuk, hogy az adatok rögzítésén kívül azok kapcsolatait is tárolják, és ezáltal az információk több szempontú rendszerezését és visszakeresését teszik lehetővé. A levéltári szakmai adatbázis építésének célja az iratanyag jellegéhez és tartalmához igazított adatfeltárás, segédletkészítés, a források hozzáférhetőségének megkönnyítése, a kutathatóság számítástechnikai eszközökkel történő biztosítása. A levéltár az őrzött iratok típusa, jellege, tartalma és feltártsága alapján dönt az adatbázisok kialakításáról. Első lépésként a legfontosabb, hogy meghatározzuk az elérendő célokat, számba vegyük a rendelkezésre álló erőforrásokat, azoknak az intézmény informatikai stratégiájához való illeszkedését. Tisztázni kell azon rögzítendő adatok körét, amelyek a forrásanyag lényeges tartalmát és összefüggéseit érintik. Komolyabb mennyiségű anyag feldolgozását követően már csak jelentős többletmunkaidő és -pénz ráfordításával, a források újbóli kézbevételével lehet módosítani, kiegészíteni az adatbázisban feldolgozott adatok körét. Az adatmodell (egyedtípusok egyenként véges számú tulajdonság- és kapcsolattípusainak szervezett együttese) alapos átgondolásával célszerű kikerülni e gyakori hibát. Ugyancsak lényeges kérdés, hogy megállapítsuk a feldolgozandó adatmennyiséget és a szükséges időráfordítást. A várható haszon és előnyök, valamint a rendelkezésre álló erőforrások mérlegelésével hozható megalapozott döntés.
