Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.4. ADATBÁZIS ÉPÍTÉSE • BREINICH GÁBOR - 7.4.2. A feldolgozandó iratok körének elemzése - 7.4.3. Az adatbázis feldolgozási típusának meghatározása
668 ■ 7. Levéltári informatika 7.4.2. A feldolgozandó iratok körének elemzése Az iratok információtartalmának megállapítása mellett célszerű annak elemzése is, hogy milyen más irategyüttesekben találhatók még releváns adatok. Azon iratok feldolgozása kapjon elsőbbséget, amelyekben mintegy csomópontszerűen, feldúsultán jelenik meg érdemi információ, vagy amelyek esetleg más kapcsolódó forrásokhoz tartalmaznak utalásokat, és jelentős felhasználói érdeklődésre tarthatnak számot. A felhasználói érdeklődés önmagában nem döntheti el a kérdést egy feldolgozás sorsával kapcsolatban, hiszen sokszor fordul elő, hogy éppen a megfelelő segédletek hiánya miatt mellőzik a kutatók az adott iratanyagot. Az iratértékelés nem terjedhet ki a vizsgált anyag valamennyi dokumentumára. Az információk körét az adatok jellege, összetettsége és terjedelme figyelembevételével mintavételi eljárás segítségével kell meghatározni. Az elemzés statisztikai módszerek alkalmazásával csökkentheti a nem kellően alátámasztott előfeltevések okozta tévedések lehetőségét. 7.4.3. Az adatbázis feldolgozási típusának meghatározása Iratértékelés és információelemzés eredményeképpen határozható meg a feldolgozás típusa. A feldolgozás egyik típusa lehet az iratokról szóló fontosabb információkat rögzítő adatbázis - ahogy ez a levéltári iratok általános leírása alkalmával is történik. Ennek összeállításakor az azonosításhoz és az adatfeltáráshoz szükséges leíró adatokból hozunk létre egyfajta segédletet, amely kiegészülhet a leírás körülményeire, illetve a készítőre vonatkozó adatokkal, továbbá a létrehozás során felhasznált szabványok, eljárások közlésével és technikai adatokkal. Lehetőség van az adatbázis más elemeivel és objektumaival (szöveges, képi vagy hangzó állományok) való strukturális kapcsolat megjelölésére, és metaadatként rögzíthetők megőrzési információk, a digitális adattal történt műveletek digitális származású adatai, jogi információk stb. is. (A metaadatokról szól bővebben a 7.8.3.2. pont.) A szűkén vett metaadatokon túl a tartalmat részlegesen feltáró, illetve az iratok lényeges tartalmi elemeiről is ismereteket biztosító adatbázis is létrehozható. A komoly múltra visszatekintő regesztakészítés tekinthető modellértékűnek az adatbázis-építés e műfajában. A regeszta az irat valamennyi lényeges tartalmi elemét felöleli a formai jegyek közlésével egyetemben, a forrásra vonatkozó azonosító adatokhoz a feldolgozó esetleges megjegyzéseit is hozzáfűzve. A tartalmat részlegesen feltáró adatbázis lényegében ezt az elvet követve építkezik. Az adatbázis lehet továbbá az egész tartalmat feldolgozó, teljes szövegű is, amely valamennyi szövegelem rögzítését lehetővé teszi, további metaadatok beépítésével ugyanakkor többletinformációval látja el a felhasználói kört. A fontos testületi jegyzőkönyvek teljes szövegű adatbázisai jellegzetes példái ezen alkalmazási módnak. De ilyen teljes tartalmat feltáró adatbázisnak tekinthetők a csak képi információkat tartalmazó fotók metaadatokkal kezelhetővé, kereshetővé rendezett állományai is.
