Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.2. LEVÉLTÁRI INFORMATIKAI STRATÉGIA ÉS TERVEZÉS • KÖRMENDY LAJOS - 7.2.1. Általános munkaszervezési és gazdasági célok
7.2. Levéltári informatikai stratégia és tervezés ■ 651 7.2. LEVÉLTÁRI INFORMATIKAI STRATÉGIA ÉS TERVEZÉS ■ körmendy lajos Minden levéltárnak ki kell alakítania az informatikai stratégiáját, ami nem más, mint az informatikai tevékenység hosszú távú tervezése. Az informatikai stratégia nem állhat önmagában, hanem illeszkednie kell a levéltár más feladatait (állományvédelem, szervellenőrzés, állománygyarapítás, nyilvántartás, segédletkészítés stb.) átfogó célkitűzéseihez, tehát az informatikai stratégiának az intézményi stratégia szerves részét kell képeznie. A stratégia kialakítása előtt meg kell határozni a munkaszervezési, a gazdasági és a szakmai célokat. 7.2.1. Általános munkaszervezési és gazdasági célok ♦ Munkaidő, munkaerő és pénz megtakarítása: a feladatokat kevesebb munkaidővel, munkaerővel és pénzzel oldhatjuk meg. Ez a célkitűzés csak részben lehet igaz, mert az informatikai infrastruktúra kiépítése, a rendszerek, programok alkalmazása (betanulás, karbantartás, képzés), a számítógépes feldolgozás (adatfeltöltés, ellenőrzés) mind rendkívül idő- és munkaerő-igényes. Ha azonban egy rendszer felállt és jól működik, akkor az így „gépesített” feladatok (például nyilvántartások vezetése, illetve használata) jóval kevesebb időt és munkaerőt igényelnek, mint korábban. Mivel a munkajellege erősen megváltozik, a munkaerő szerkezetét meg kell változtatni: egyrészt informatikus képzettségű dolgozókat kell alkalmazni, másrészt lehet csökkenteni azon munkatársak számát, akiknek munkáját az informatika fölöslegessé tette (gépírók, adminisztrátorok). Pénzt azonban valószínűleg nem tudunk megtakarítani, mert az informatika sok pénzbe kerül. ♦ A munka hatékonyságának növelése: a feladatokat kevesebb ráfordítással és jobb eredménnyel végezhetjük el. Jól tervezett és alkalmazott informatikával óriási hatékonyság-növekedést érhetünk el. Ez azonban nem automatikusan következik be. A kezdeti szakaszban (beruházás, betanulás, rendszerépítés, tesztelés, adatfeltöltés) a hatékonyság nemhogy növekedne, inkább csökken, a működési szakaszban azonban nagyságrendekkel jobb hatásfokkal tudunk dolgozni. ♦ Az információáramlás javítása: a feladatok elvégzéséhez szükséges információk könnyebben, gyorsabban és szélesebb körben érhetők el. Az információáramlás az a terület, ahol a leglátványosabb eredmények születnek az informatika bevezetése után. Ennek egyrészt technikai okai vannak: az e-mail, a belső és külső hálózatok, illetve az internet megteremtették azokat a kereteket, amelyek lehetővé teszik az információáramlás korábban elképzelhetetlenül magas szintjét. A technikai lehetőség azonban önmagában nem elég, megfelelő rendszer, szabályozás és tartalom is szükséges a megvalósításhoz.
