Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

7 A fájlok (megőrzési) formátumai

38 eltelt két évtizedben két ok miatt változott ez a szemlélet. Egyrészt korábban nagyszerűnek tartott formátumokról kiderült, hogy több tekintetben hátrányosak, másrészt nyilvánvalóvá vált, hogy az őrző intézmény funkciójával, stratégiájával összhangban kell kiválasztani a formátumokat, amelyek intézményenként eltérők lehetnek. Pl. a Holland Nemzeti Könyvtár az 1990-es években a PDF-formátumot preferálta, mivel azzal a bekerülő dokumentumokat jól lehetett reprezentálni. Az idők folyamán azonban egyre változatosabb anyagok kerültek be, pl. weblapok, médiafájlok, adatbázisok, ezért a könyvtár felülvizsgálta a formátumpolitikáját, és ma már sokkal több formátumot fogad be.

41 A British Library 80 terabyte-nyi, korábban TIFF-formátumban digitalizált újságot konvertált át JPEG2000 formátumba, mert ezzel jelentősen csökkenteni tudta az őrzési költséget.42 Az biztos, hogy a levéltárak hosszú távon nem tudnak túlságosan sok formátumot befogadni, mert ezzel éppen úgy járnának, mint a sok és elavuló szoftverrel. Az átveendő fájlformátumok számának csökkentése – ha úgy tetszik: intézményi szabványosítása – nagy dilemma: ha mindent vagy nagyon sokféle formátumot elfogadnak, akkor előbb vagy utóbb megjelenítési és használati gonddal néznek szembe. Ha erősen redukálnak, akkor a konvertálások miatt, akár a jelenben is, megjelenítési (minőségi) gondok merülhetnek fel. A formátumok számának korlátozását három módon lehet elérni:  Az iratképzők elektronikus iratkezelési rendszere már eleve a követelt fájlformátumokat produkálja – erre jogszabályban kell kötelezni őket.  Az iratképzők többféle fájlformátummal dolgoznak, de a levéltárnak már csak az előírt formátumokra konvertálva adják át az iratokat – ez is megfelelő jogszabályi háttért feltételez.  Az iratképzők többféle fájlformátumban adják át az iratokat a levéltárnak, az egységesítés (csökkentés) konvertálás útján a levéltárban történik. A levéltár szempontjából a legjobb megoldás az első, mert így az iratok lényegében változtatás nélkül kerülnek át, a második és harmadik hátránya a konvertálás, ami óhatatlan információ-vesztéssel jár. (A konvertálások elkerülhetetlenek, de a számukat a lehető legkevesebbre kell szorítani.) A legelőnytelenebb a harmadik megoldás, mert a konvertálás technikailag bonyolult és rendkívül költséges feladata a levéltár költségvetését és sze- 41

Judith Rog & Caroline van Wijk: Evaluating File Formats for Long-term Preservation, 1. old.. Elérhető: http://www.kb.nl/sites/default/files/docs/KB_file_format_evaluation_method_27022008.pdf 42 Preservation and Long Term Access via NETworked Services, Planets Project, 14. old. Elérhető: http://www.planetsproject.eu/