Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

7 A fájlok (megőrzési) formátumai

39 mélyzetét terheli. (A levéltárnak a későbbi konvertálások során már egy viszonylag egységes formátumú adattömeget kell átalakítania, ami egyszerűbb feladat.) Így vagy úgy, a megfelelő formátumpolitika kidolgozása alapvetően fontos minden intézménynek, amely hosszú távon kíván megőrizni e-iratokat. Vannak intézmények, amelyek csak általánosságban fogalmazzák meg a követelményeiket, mások konkrétan előírják, hogy milyen formátumokat tudnak fogadni. A nemzetközi szakirodalomban sok követelmény- vagy szempontrendszert olvashatunk, az alábbi kritériumok majdnem mindenütt szerepelnek:

43  Mennyire elterjedt a formátum. A nagyobb elterjedtség előny, mert több szoftver tudja használni, és általában jobb eszközök (pl. konvertálók) állnak rendelkezésre.  Mennyire független a formátum egy speciális hardver/szoftvertől. A nagyobb függetlenség természetesen előny.  A formátum specifikációi mennyire megismerhetők (publikusak). A könnyen hozzáférhető (publikált) és jól dokumentált (leírt) formátum előnyös, mert jobban megítélhető és jobb alkalmazások (programok) írhatók rá.  Mennyire azonosítható és ellenőrizhető a formátum identitása és attribútumai, mennyire akadályozza ezt pl. tömörítés, wrapper, titkosítás, beleértve a digitális aláírást is. Minél transzparensebb egy fájl, minél inkább automatizálható az azonosítás, annál jobb.  Mennyire van ellátva a formátum metaadatokkal és azok mennyire nyerhetők ki (metadata support). Természetesen a gazdag metaadat-ellátottság és a könnyű kinyerhetőség előnyös. A fenti kritériumok mellett számosan hangoztatják annak a fontosságát, hogy a formátumnak  újrahasználhatónak és interoperábilisnak kell lennie, minél több hardver és szoftver képes kezelni a formátumot, annál jobb;  egyszerűnek kell lennie – feltéve, hogy a tartalmat jól meg tudja jeleníteni –, és ellenállónak a hibákkal szemben, azaz belső hibakorrekciós lehetőségekkel kell rendelkeznie (robustness/complexity/viability); 43 Az alábbi felsorolást lásd Malcom Todd: File Formats for Preservation (Technology Watch Report, Digital Preservation Coalition 2009) c. művéből vettem (13-15. old.). Elérhető: http://www.dpconline.org/advice/technology-watch-reports