Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

7 A fájlok (megőrzési) formátumai

37 kiküszöbölését javasolja és – mint az amerikai és az ausztrál Nemzeti Levéltár – az aláírásokra vonatkozó információk és metaadatok megőrzését tanácsolja, így dokumentálva az digitális aláírás tényét.40 Amikor biztosítjuk, hogy egy irat vagy irategyüttes hiteles, megbízható, integráns és fix legyen, akkor elérjük, hogy az– az adminisztratív/praktikus, bizonyító és történelmi – értékeik érvényesüljenek, az életciklusuktól függően különböző mértékben, ahogy az 1.2. fejezetben láttuk. Ha ez nem sikerül, akkor az értékek kisebb vagy nagyobb mértékben sérülnek, így pl. nem segítik a munkafolyamatot a szerveknél, nem szolgálnak bizonyítékként egy jogvitában, vagy nem megbízhatóak a geológus vagy a történész számára. 7 A fájlok (megőrzési) formátumai A fájlformátumok kérdése az egyik legfontosabb a hosszú távú megőrzés biztosítását illetően. A fájlformátum egy adott fájl előzetes, specifikus adatstruktúrája (adatelrendezése és -szervezése). A szoftvereket egy vagy több, meghatározott formátum olvasására, illetve kezelésére fejlesztik ki, és ha az olvasandó fájl nem tartozik ezek közé, akkor vagy csak részlegesen lesz olvasható, vagy egyáltalán nem. Egy fájl nem biztos, hogy csak egy formátumot takar: az XML- és SGML-formátumok (8.1. fejezet) például egyszerű szövegfájl bázisúak, lehetnek egyszerű szövegfájlok, de gyakori eset, hogy egy XML-es fájlban más formátumú fájlok vannak „becsomagolva”. A formátumok az informatikai ipar termékei, és meglehetősen sok van belőlük, valamint változékonyak (bár nem annyira, mint a szoftverek vagy hardverek). Más típusú formátumok kellenek az állóképekhez, mozgóképekhez, hang- és szöveges dokumentumokhoz stb., új formátumok jelennek meg és régiek tűnnek el, a meglévőket tovább fejlesztik, egy formátumnak több verziója is lehet forgalomban. Mindez természetesen a hosszú távú megőrzés ellen dolgozik. A formátumok között minőségi különbségek is vannak, pl. képet vagy hangot az egyik jobban reprodukál, mint a másik, nem mindegy, hogy integrálja-e vagy sem a metaadatokat, több-e a helyigénye vagy kevesebb, komplex-e vagy egyszerű. Az 1990-es években még általános volt az a nézet, hogy a hosszú távú megőrzésre csak bizonyos formátumok alkalmasak – hogy melyek, arról persze voltak viták –, és az őrző intézménynek ragaszkodnia kell ezekhez a „kanonizált” formátumokhoz. Az azóta 40 Lignes directrices à l'intention des créateurs, Projet InterPARES 2, 7.old. Elérhető: http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_creator_guidelines_booklet_french.pdf, valamint http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1051, 3. old.