Koroknai Ákos – Künstler Ferenc – Szatucsek Zoltán – Vánkosné Timár Éva – G. Vass István: Az elektronikus iratok archiválásával összefüggő kérdések áttekintése. Levéltári Szemle, 51. (2001) 3. 3–10.
A Fogyasztóvédelmi Főfelügyelőségen 1994-ben vezették be az elektronikus iktatást DOS operációs rendszeren működő saját fejlesztésű programmal. Az érkeztetés a központi postázóban történik, az iktatás az egyes osztályokon. Az egyes iktatási mezők kitöltésének felelősségét az iratkezelési szabályzat nem rendezi, ráadásul a program lehetővé teszi olyan alapvető mezők üresen hagyását, mint az irattári tételszám/Amikor a rendszer napjainkban ügyviteli tekintetben is elavulttá vált, az intézmény vezetése új szoftver beszerzése mellett döntött. A pályázat nem tartalmazta a régi rendszer adatainak konvertálását, mivel ezt az intézmény túlzottan költségesnek tartotta. Miután az eredeti program nem tudott iktatókönyvet nyomtatni, ezért az 1994 és 2000 közötti évek csupán elektronikus formában őrzött iktatási adatainak teljes megsemmisülése valószínűsíthető. Hasonló adatvesztés ment végbe a Nemzeti és Etnikai Kisebbségek Hivatalában. A '90-es évek elején kezdődő számítógépes iktatást a gyors fluktuáció és az ellenőrzés hiánya használhatatlanná tette, az elavuló géppark felújítása során vélhetően az új operációs rendszerek nem tudtak együttműködni a korábbi iktatóprogrammal, amelyet egyre kevésbé használtak, végül visszatértek a manuális iktatásra. Az elektronikus időszakban vezetett nyilvántartások pedig elvesztek. A Földművelésügyi Költségvetési Iroda országos hatáskörű közigazgatási intézmény. 1999-ben vezetett be saját fejlesztésű iktatóprogramot. Az átgondolatlan kialakítás következményeként a program nem tudta kezelni az irat útját. Képtelen volt adminisztrálni az irat csatolását, szerelését, irattárba helyezését. Az egyes iktatási bejegyzések felülírhatók voltak. A program nem tudott iktatókönyvet nyomtatni, amit az intézmény vezetői a jogszabály előírása ellenére is feleslegesnek is tartottak. Spontán szabványosodás Az államigazgatás felsőbb szintjein a helyzet kedvezőbb. A folyamatos törekvés egységes kormányzati információs rendszer bevezetésére, ha végleges megoldást nem is hozott, belátható számú szereplőre csökkentette az iratkezelési rendszerek szállítóit. A legnagyobb termékek képesek támogatni az ügyviteli tevékenységek (iratkészítés, -kezelés, -továbbítás, -tárolás, ügyintézés, archiválás), és az ügyviteli folyamat mozzanatainak teljes körét. A hagyományos ügyviteli eszközöket kiváltva, azoknál hatékonyabban biztosítják az iratok hiteles nyilvántartását, egymáshoz kapcsolódásuk, fellelési helyük, tényleges mozgásuk és a felelősök kimutatását. A rendszerekbe épített Irattári Tervek nemcsak az irattározási feladatokhoz és az iratforgalom regisztrálásához, hanem az iratok tartalom szerinti rendezéséhez, visszakereséséhez is segítséget nyújtanak. Levéltári szempontból fontos újdonságuk, hogy figyelembe veszik a levéltárral szembeni jogszabályi kötelezettségüket. ///. Konklúzió A nemzetközi és hazai iratkezelés egyaránt dinamikusan halad az elektronikus iratok növekvő szerepe felé, az iratkezelés forradalma zajlik, újabb és újabb típusú dokumentumok jönnek létre, nagyobb komplexitással, időbeli kiterjedéssel, integrált rendszerek részeiként. 9
