Koroknai Ákos – Künstler Ferenc – Szatucsek Zoltán – Vánkosné Timár Éva – G. Vass István: Az elektronikus iratok archiválásával összefüggő kérdések áttekintése. Levéltári Szemle, 51. (2001) 3. 3–10.
nem állják meg a helyüket a digitális világban."1 Új, bonyolult iratok keletkeznek, elmosódott határokkal, bizonytalan fizikai hellyel. Az elektronikus környezet átalakítja az értékelésről és selejtezésről alkotott fogalmainkat is. 1. Iratkezelés — új típusú dokumentumok — három- és négydimenziós dokumentumok A számítógépes iratra ma még hajlamosak vagyunk úgy tekinteni, mint elektronikus papírra, amelynek talán a legelterjedtebb, de mindenképpen a leginkább ismert formája a szövegszerkesztőn létrehozott dokumentum. A tendencia azonban már világos: egyre nagyobb jelentőségük van az adatbázisoknak, az interneten elérhető dokumentumoknak és a komplex dokumentumoknak. Hipertext dokumentumok A hipertext dokumentumok sajátossága, hogy az iraton belülről hivatkozások mutatnak az iraton belüli vagy azon kívüli helyre. Ez nemcsak az irat struktúráját emeli a tartalommal egy szintre, de felveti azt a kérdést is, hogy hol vannak ebben az esetben az irat határai? Tartalmazza-e az irat az összes helyet, amelyre kapcsolat mutat? Ha nem, a hivatkozott részek változásával az irat veszít a tartalmából.2 Adatbázisok és weboldalak Mindkettőnek az a lényege, hogy akkor használható, ha friss, ha aktuális adatokat tartalmaz. A frissítés, a felülírás azonban ebben a tekintetben, ha a megőrzés felől nézzük, adatvesztést jelent. Miután erre technikai megoldás létezik ugyan, ha a felhasználók kevéssé is tartják fontosnak használatát, sokkal nagyobb probléma a sohabe-nem-fejezett iratok problémája. Ezek az adatbázisok ugyanis elvileg időben felfelé nyitottak, tehát a hagyományos értelemben való irattározásukra soha nem kerül sor. Pillanatfelvételeket kell megőriznünk róluk, vagy az összes adatváltozást? A weboldalak további kérdéseket adnak hozzá az irat határainak problémájához. Az elektronikus kormányzati szolgáltatások terjedésével ugyanis valós interaktív felületté válnak, amelyekre a felhasználók is adatokat küldenek. Multimédia dokumentumok A képek és hanganyagok elektronikus tárolásának növekvő technikai lehetőségei kitágítják felhasználásukat is. Az ügyintézési kommunikáció felgyorsításának igénye és a rögzítés elektronikus lehetősége multimédia jellegű iratok keletkezésével és részarányuk HOFMAN, JOHANNES: Shooting atamoving target. DLM Forum, 1999. 80. A hipertext iratok határainak problémájával kapcsolatban az Egyesült Államokban folyt először levéltármódszertani kutatás. (McCLURE, CHARLES R. - SPREHE, J. TIMOTHY: Analysis and Development of Model Quality Guidelines for Electronic Records Management on State and Federal Websites. Final Report. 1998. január, http://istweb.syr.edu/~mcclure/nhprc/nhprc . Ennek eredményei és problémafelvetései jelentek meg az 1999. évi DLM fórumon. DLM Forum 319. 4
