Koroknai Ákos – Künstler Ferenc – Szatucsek Zoltán – Vánkosné Timár Éva – G. Vass István: Az elektronikus iratok archiválásával összefüggő kérdések áttekintése. Levéltári Szemle, 51. (2001) 3. 3–10.
megnövekedésével jár. Ez az irat hagyományos felfogásának átértelmezésével jár, heterogén, nagy komplexitású iratokat eredményez, technikailag pedig felerősíti a szabványosítás problémáját. 2. Az értékelés problémája Napjaink levéltári gyakorlata is bizonyítja, hogy a maradandó érték megítélése erősen szubjektív. A jövő évtizedek kutatási divatjai kiszámíthatatlanok. A hadiözvegyek kárpótlását a levéltár olyan iratanyag alapján végezte el, amely az elfogadott szakmai normák szerint selejtezendő lett volna. A tévedések pedig helyrehozhatatlanok. Az elektronikus tárolás nagymértékben csökkenti a hosszú távú megőrzés költségeit, ami arra ösztönözhet, hogy az eddigieknél több iratot tartsunk meg. A gyakorlat résztvevői jelenleg határozottan kiállnak amellett, hogy a hagyományos iratok értékelési szempontjainak meg kell felelnie az elektronikus iratéval.3 Erre ösztönöz az a tapasztalat is, hogy a könnyű másolás lehetősége és a sablonok elterjedése jelentős redundanciát eredményez az ügyviteli jellegű irategyüttesekben. A tárolási költségek további csökkenése, ha nem is fogja eredményezni az összes irat megtartását, növelni fogja a lehetőségeket, ami kétségtelenül csökkenteni fogja az értékelés felelősségét. 3. A megőrzés és állagmegóvás problémája A nemzetközi levéltárelmélet és gyakorlat legnagyobb feladata a hosszú távú megőrzés problémája. A gyorsan változó információtechnológiai közegben a levéltár ezzel a feladattal magára marad. Mindazonáltal vannak — egymással is versengő — megoldások, amelyek segítik felszámolni azokat a nálunk is elterjedt mítoszokat, amelyek az irat fennmaradását megnehezítik. Mítosz 1: Tizenöt év múlva ráérünk az elektronikus iratkezeléssel foglalkozni, akkor válik az első elektronikus irat levéltárba adásra éretté. A megőrzés feladata az irat keletkeztetésekor kezdődik. Különösen igaz ez az elektronikus adatállományokra, amelyek sérülékenyek, a hardver és szoftverkörnyezet változásából adódóan is veszélyeztetettek. Nemzetközi tapasztalat, de ránk is igaz, hogy az ügyviteli érték ritkán haladja meg az öt-tíz évet. A tényleges ügyviteli értékvesztést követően az irat fennmaradásának biztosítéka egyedül a levéltár részéről történő ellenőrzés szigora. Az elkülönülő és az egyes adatvédelmi jogszabályok által is kötelezően elkülönített adatállományokról vezetett irattári nyilvántartásoknak jelentősen megnő a szerepük. Ez a nyilvántartás tartalmazza nemcsak az adatállományok hozzáférési adatait, irattári tervét, hanem azokat a metaadatokat is, amely az alkalmazási rendszert írják le. Management, appraisal and preservation of electronic records. Standards far the management of Government records. Vol. 2.: Procedures. Public Record Office. London, 1999. 69-70. 5
