Koroknai Ákos – Künstler Ferenc – Szatucsek Zoltán – Vánkosné Timár Éva – G. Vass István: Az elektronikus iratok archiválásával összefüggő kérdések áttekintése. Levéltári Szemle, 51. (2001) 3. 3–10.
AZ ELEKTRONIKUS IRATOK ARCHIVÁLÁSÁVAL ÖSSZEFÜGGŐ KÉRDÉSEK ÁTTEKINTÉSE* Bevezetés A munkacsoport az elektronikus iratok archiválásának kérdését átfogóan, az elektronikus iratok teljes életciklusára vonatkozóan (keletkezésüktől selejtezésükig, ül. levéltárba adásukig) értelmezte — erre figyelmeztet a nemzetközi szakirodalom is —, de teljességre természetesen távolról sem törekedhetett. Korlátozott lehetőségei keretében megkísérelte áttekinteni az elektronikus iratok archiválásának jelenlegi európai helyzetét, majd az információ-technológia rohamos elterjedésével kapcsolatban felvetődő néhány általános alapkérdést, némi kitekintéssel a hazai iratkezelési gyakorlatra. A következő rész a számítástechnikai eszközök és eljárások hazai alkalmazásának konkrét gyakorlati megvalósítását igyekezett szemléltetni, majd az elektronikus iratarchiválás előfeltételeinek megteremtése terén az utóbbi években tett hazai próbálkozásokat tekintette át, és végül a közeljövő jogi szabályozási feladatait igyekezett körvonalazni. Meggyőződésünket, hogy az elektronikus iratok megjelenésével párhuzamosan felbukkanó szerteágazó problémakör megoldására csak valamennyi érintett szereplő (közigazgatás, informatika és levéltár) szoros és magas szintű együttműködésével, megfelelő stratégiai célkitűzések megfogalmazását követően végrehajtott fejlesztések (jogi, igazgatási, informatikai, képzési stb.) mellett van remény, a hatalmas terjedelművé terebélyesedett nemzetközi szakirodalom is megerősítette és egyértelműbbé tette. Áttekintés az elektronikus iratok módszertanának és hazai gyakorlatának levéltári szempontjairól Az elektronikus adathordozók gyorsuló sebességgel foglalják el azt a helyet, amelyet korábban a papír töltött be az életünkben. Hamarosan inkább úgy kell majd rájuk tekintenünk, mint a legfőbb adathordozóra, nem pedig egyfajta speciális médiumra, mint amilyen a mozgófilm vagy a hangszalag. A levéltárak felelőssége hihetetlenül megnő. Dinamikusan változó információtechnológiai környezetben kell elérni, hogy az arra érdemes iratok hosszú távon való megőrizésével megmaradjanak hivatásuknak: a nemzet emlékezetének. /. Módszertan: Az új típusú levéltár kz elektronikus eljárások napjainkban forradalmasítják az iratkezelést. „Tisztán látható, hogy a létező szabályok és eljárások az iratkezelés és levéltári munka vonatkozásában A tanulmány a Magyar Országos Levéltárban a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma megbízásából létrehozott munkacsoport (Koroknai Ákos, Künstler Ferenc, Szatucsek Zoltán, Vánkosné Timár Éva, G. Vass István) munkájának eredménye. A munkacsoport tanulmányának e helyt — terjedelmi okokból — csak egyik fejezetét közöljük, a teljes szöveg a Levéltári Szemle honlapján olvasható. 3
