Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. 39–60.
47 2019/1. Nem volt még lehetőség rá, hogy megfelelő mennyiségű munkaidőt fordítsunk a szakrendszer megismerésére és karbantartására, amely nélkülözhetetlen és a jövő egyik fontos feladata. (A migráció során bekerült hibák kijavítása is megoldandó feladat.) A képzés annál is inkább lényeges, mert nem megfelelő szintű ismeret hiányában mindig fennáll további hibák elkövetésének lehetősége, amelyet szeretnénk elkerülni. Szakmai kihívások A számtalan kihívás közül amelyekkel meg kellett küzdeni – hely hiányában – az alábbiakban most csak a raktári nyilvántartással kapcsolatosakra koncentrálunk. (III. táblázat) A scopeArchiv bevezetése előtti gyakorlat szerint nemcsak a papír alapú, hanem az elektronikus nyilvántartás legalsó szintje is az állag volt, az ez alatt elhelyezkedő szinteket pedig nem tekintettük önálló nyilvántartási egységnek a törzskönyvi nyilvántartás logikájának megfelelően. Ezzel szemben a scopeArchiv képes akár egyedi irat szintjéig nyilvántartani a levéltári anyagot. Az iratanyag jellegének és struktúrájának figyelembe vételével a szakrendszerben a levéltáros dönti el, hogy egy adott törzsegységben – állagtalan fondban vagy állagban – melyik az a legalacsonyabb szintű leírási egység, amely alatt a további tagolás már nem befolyásolja érdemben sem a nyilvántartás használhatóságát, sem az iratanyag kutathatóságát. A scopeArchiv effajta nyilvántartási koncepciója okozza a legnagyobb nehézséget a magyarországi adaptálásban. Leegyszerűsítve: a szakrendszer a törzskönyvet és a raktári jegyzéket (raktári nyilvántartás) egyetlen rendszerben jeleníti meg, ahol a fondfőcsoporttól az egyedi iratig a levéltári anyag teljes hierarchiája megtalálható. Mindezt úgy, hogy nem a raktári egységek egymásutánisága, hanem a levéltári anyag szerkezete a meghatározó. A raktári egységeket ráadásul egy külön modulban tartja nyilván a scopeArchiv, és csupán kapcsolatot hoz létre a leírási egységek és a raktári egységek között. A szakrendszer alapkoncepciója a leíró levéltári feldolgozásra alapul, az organikusan, vagy a levéltáros által kialakított leírási egységek leírására. Mit is jelent mindez? Azt, hogy a scopeArchiv, több hasonló társához – így például az AUGIAS programhoz13 – hasonlóan ennek a levéltári gyakorlatnak az elektronikus leképezése. A levél tári anyagot leírási egységekre bontották, majd ezeket leíró kartonokon dolgozták fel. Az AUGIAS program elektronikus „kartonja” (űrlapja) szinte teljes egészében megfeleltethető a scopeArchivban használt adatmezőknek. A Cím, a Tartalmazza, a Tartalmazza még mezők a mi adatbázisunk építőkövei is. Ez a fajta feldolgozás abban hisz, hogy a kutatást nem az szolgálja, hogy az iratokat rendezzük, vagyis az összetartozónak vélt irategyütteseket egymás mellé helyezzük, hanem ha minél részletesebben 13 Az AUGIAS-Archiv 9.2-ről ld. bővebben: https://www.augias.de/homepage/pdf/prospekte/aa92_ Gesamtprospekt_2018_303Druck.pdf; illetve magáról az AUGIAS programról és a benne végezhető munkáról ld. Laczlavik, 2009. A scopeArchiv öt éve
