Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. 39–60.
48 Levéltári Szemle 69. évf . feldolgozzuk, és leírjuk. Ez a szisztéma nemcsak a tőlünk nyugatra lévő országokban terjedt el, hanem ez jellemzi a szlovák, az ukrán, a román és az orosz levéltári feldolgozást is. A magyarországi levéltári gyakorlat ezzel szemben teljesen más alapokon nyugszik. Ennek oka a történeti hagyományokban és az iktatási rendszerekben keresendő. Az irat keletkezésével egy időben (az iktatókönyveken kívül) olyan irattári segédletek is készültek, amelyek nem tették szükségessé hasonló szintű leírások készítését. Továbbá az iratok az egyes irattárakból az irattári tervek alapján kerültek (kerülnek) át levéltárakba, így fel sem merült egy, a fent ismertetett rendszerhez hasonló kiépítése. A fentiekre épülő, az iratanyagban való eligazodást segítő raktári jegyzékeink tehát jelentősen különböznek a scopeArchiv logikájától. A különbségek ellenére hogyan lehetne mégis összhangba hozni a két rendszert, hogy ne kelljen a már meglévő nyilvántartásainkat teljesen újradolgozni? Kompromisszumokat kell kötni. Átvenni azokat az elemeket, amelyek nélkül a rendszer nem használható, és megtartani annyit a korábbiból, ami még nem akadályozza a szakrendszer működését. A scopeArchiv a leírási egységek egyenkénti feldolgozására épül, vagyis arra, hogy a leírásokat a szakrendszerben végezzük el. Azonban a leírási egységeket tömegesen is létrehozhatjuk a Betöltési segéd (Transfer Assistant) alkalmazás segítségével. Vagyis van lehetőség arra, hogy a már létező raktári jegyzékeinket a scopeArchiv „képére” formáljuk. Ennek a feladatnak a nehézsége abban rejlik, hogy a raktári jegyzék sorait leírási egységek rekordjaivá kell átalakítanunk egy excel táblázat segítségével. Sokszor úgy, hogy (a raktári jegyzék logikájának megfelelően) sem jelzetük, sem rendes címük nincs ezeknek a soroknak, s nem tudjuk pontosan, hogy mit tartalmaznak. Az átalakítás során végig kell gondolnunk az egész fond/állag struktúráját, hiszen a jelzet „a legmagasabb levéltári szintből kiindulva – a levéltári vertikális tagolódásnak megfelelően – tartalmazza mindazon levéltári egységek jelzeteit, amelyekbe az adott levéltári egység beletartozik” (R. 2. § 11.). Meg kell tudnunk állapítani, hogy az egyes leírási egységeink milyen levéltári szintnek felelnek meg, és hogyan épül fel belőlük a levéltári anyag hierarchiája. Mi ebben a kompromisszum? A munka során megpróbálunk minél többet megőrizni a korábbiból: megtartjuk a már kialakult struktúrát, és nem adunk teljesen új jelzeteket, mint ahogy ezt a program kívánná. Vagyis a jelzetstruktúrát nem a legalsó leírási egységekből kiindulva határozzuk meg, hanem fordítva, a legmagasabb szintből kiindulva tesszük ezt, a magyar levéltári hagyományoknak megfelelően. 14 A scopeArchiv használatba vétele tehát kezdetben nagy energiákat emészt fel: bővíteni kell hozzá az excel és az informatikai alapismereteket, adaptálni kell az új leíró, ISAD(G) szemléletet. El kell fogadni, hogy a scopeArchiv nem egy elektronikus rögzítőprogram, hanem levéltári folyamatokat integráltan kezelni képes szol-14 Ld. még a Virtuális rendezés résznél. Kohút Sára–Laczlavik György
