Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. 39–60.
46 Levéltári Szemle 69. évf . tagintézményben, az egyes fióklevéltárakat már meg sem említve. Munkájuk során tudják tehát egymást segíteni. Ennek következtében az OL 2014–2015-ben nagyszámú (milliós) leírási egységet rögzített. 2016 novemberétől a megyei levéltárak részére a Veszprém Megyei Levéltár szervezett 4 napos képzéseket (első és harmadik körben lehetőség volt plusz egy konzultációs nap megtartására). Eddig három turnusra került sor, amelyek során kb. 45 fő (17 megyei levéltárból legalább 1 fő) részesült oktatásban, továbbá 2018-ban kulcsfelhasználói képzést tartottak az OL-ban 9 fő részvételével.12 MNL szinten a szakrendszert használók létszáma jelenleg mint egy 350 főre tehető. Egy 2018. októberi felmérés alapján 228 fő jelentkezett oktatásra (OL: 81 fő, megyei tagintézmények: 147), ismereti szintekre bontva: 2. A scopeArchiv oktatásra jelentkezők létszáma 2018-ban A szakrendszer átadásakor készült egy felhasználóknak szánt segédlet, amely nagyrészt a szakrendszer használati utasításainak, súgójának magyar fordítása volt, így nem volt alkalmas teljes levéltári folyamatok (például szervnyilvántartás) lekövetésére. A 2017 nyarán elkészült felhasználói kézikönyv már ilyen volt, azonban még ez is csak az alapfolyamatokat tárgyalta, sok kérdéskör hiányzott belőle. Többek között a felhasználói szintű adatexport funkciók, a tömeges módosítás lehetőségének leírása, keresés/csere, átmeneti és fogyatéki napló vezetése stb. Az MNL nem rendelkezett a „Közigazgatási eljárásokhoz kapcsolódó levéltári szolgáltatás fejlesztése” projekt (KÖFOP-1.0.0-VEKOP-15-2016-00011) indulásáig érvényes support szerződéssel; az előforduló adatbázishibák kijavítása nem történt meg. 12 A képzés célkitűzése sajnos nem valósult meg, továbbra sem bővült a szakrendszert átfogóan ismerő oktatók létszáma. Kohút Sára–Laczlavik György A scopeArchiv alkalmazásának nehézségei a Magyar Nemzeti Levéltárban Adminisztratív és operatív nehézségek A szakrendszer használatba vétele 2013-ban – idő- és tapasztalathiány miatt – nem volt zökkenőmentes. A bevezetés előtt nem volt lehetőség a tesztidőszakra, s ugyancsak idő hiányában a szükséges – az MNL állományát figyelembe véve – 30–40 fő kulcsfelhasználó kiképzése is elmaradt, valamint az általános (felhasználói) oktatás sem valósulhatott meg. A scopeArchiv bevezetése (2013 novembere) után az MNL széttagoltsága is komoly gondot okozott. Ugyan csak 3-4 oktatási alkalomra került sor az OL-ban is – amelynek során frontális oktatás keretében egy-egy modul egy részét lehetett bemutatni a tesztkörnyezetben, ami jelentősen különbözött az éles rendszertől –, mégis a központi szervezeti egységek (elsősorban az OL) földrajzi helyzetüknél fogva így is előnybe kerültek a szakrendszer alkalmazása terén a megyei tagintézményekkel szemben, hiszen sokkal koncentráltabban dolgoznak munkatársaik, mint a 20 megyei tagintézményben, az egyes fióklevéltárakat már meg sem említve. Munkájuk során tudják tehát egymást segíteni. Ennek következtében az OL 2014–2015-ben nagyszámú (milliós) leírási egységet rögzített. 2016 novemberétől a megyei levéltárak részére a Veszprém Megyei Levéltár szervezett 4 napos képzéseket (első és harmadik körben lehetőség volt plusz egy konzultációs nap megtartására). Eddig három turnusra került sor, amelyek során kb. 45 fő (17 megyei levéltárból legalább 1 fő) részesült oktatásban, továbbá 2018-ban kulcsfelhasználói képzést tartottak az OL-ban 9 fő részvételével.12 MNL szinten a szakrendszert használók létszáma jelenleg mintegy 350 főre tehető. Egy 2018. októberi felmérés alapján 228 fő jelentkezett oktatásra (OL: 81 fő, megyei tagintézmények: 147), ismereti szintekre bontva: 2. ábra A scopeArchiv oktatásra jelentkezők létszáma 2018-ban A szakrendszer átadásakor készült egy felhasználóknak szánt segédlet, amely nagyrészt a szakrendszer használati utasításainak, súgójának magyar fordítása volt, így nem volt alkalmas 12 A képzés célkitűzése sajnos nem valósult meg, továbbra sem bővült a szakrendszert átfogóan ismerő oktatók létszáma. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Ismeretekkel nem rendelkezik Előzetes ismeretekkel rendelkezik Csak néhány komponenséhez szükséges oktatás Kulcsfelhasználó Oktatásra jelentkezők létszáma (fő) Oktatásra jelentkezők tudásszintje Országos Levéltár Megyei tagintézmények
