Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. 39–60.
43 2019/1. ■ Kérések A kutatótermi kérések/kérőlapok nyilvántartása. Új kérés rögzítésekor adminisztráljuk – a Partnerek modul közreműködésével – a kutató adatait, a kérés leadásának módját (kutatóterem, internet), a kiszolgáló kutatótermet, valamint a kérést hozzákapcsoljuk a kutatásra kikért leírási egységhez. A rendszer mentéskor egy sorszámot [kérőlapszám] generál. ■ Partnerek Személyek (például kutató, levéltáros) vagy szervezetek (iratképző/iratőrző cég, levéltár) nyilvántartására szolgál (a típusnál lehet a megfelelőt kiválasztani). Az itt rögzített rekordokat kapcsoljuk össze a többi modullal, például a gyarapodás kitöltésekor az iratképzőt, vagy a kérőlap rögzítésekor a kutatót. ■ Dossziék Ezt a modult a kutatói dossziék, átmeneti és fogyatéki naplók, valamint a szervnyilvántartáshoz szükséges szervdossziék nyilvántartására használjuk. A kutatói dosz szié tartalmazza a látogatói jegy, a támogató nyilatkozat, a kutatási kérelem adatait, a szervdosszié pedig a sorszámot, illetve innen érhetők el a Dokumentum modulban feltöltött szabályzatok, jegyzőkönyvek, feljegyzések. A Dosszié tehát a Partner és a Dokumentumok modullal szerves egységet képez, egyfajta gyűjtő modul, amely összeköti a kutatói és a szervnyilvántartáshoz szükséges adatokat (a Lapfülek segítségével). ■ Dokumentumok A modul kettős funkciót lát el. Egyrészt nyilvántarthatóak benne a dokumentumok lényegi leíró információi (a dokumentum céljáról, eredetéről, szerzőiről, tartalmáról, felépítéséről stb.), másrészt pedig maguk a tárhelyre feltöltött dokumentumok megjelenítésére is szolgál. ■ Események A levéltárosi munkafolyamatok (például iratátvétel, szervellenőrzés, kutatás) időpontját rögzítő modul. Jelenleg csak a kutatás kezdő és záró időpontjának rögzítésére használjuk. Segítségével regisztrálni tudjuk, mikor lépett be a kutató a kutatóterembe, illetve mikor távozott. ■ Űrlapok A scopeArchiv űrlapjait kezelő modul. Itt választhatjuk ki az adott űrlap adatmezőit és rendelhetjük hozzá magát az űrlapot egy modulhoz. Egy modulhoz azonban több űrlap is rendelhető. Tetszőleges számú űrlap hozható létre tetszőleges számú adatelemmel. A scopeArchiv öt éve
