Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. 39–60.
44 Levéltári Szemle 69. évf . ■ Adatelemek Az adatelemek az űrlapok alkotóelemei. Az adatelemek vagy más néven adatmezők meghatározott paraméterekkel rendelkeznek, például hogy kötelező-e kitölteni, ismételhető-e, illetve meg lehet-e adni előre a típusát (szöveges, szám, link, legördülő lista stb.). ■ Felhasználók A modul tartalmazza a szakrendszer felhasználóit, azok technikai jogosultságait. Megfelel-e a scopeArchiv a magyar levéltárügy jogszabályi előírásainak? A scopeArchiv 2013. és 2015. évi bevezetése után az MNL szinte valamennyi jogszabály által előírt feladatát részben vagy teljesen a szakrendszerben végzi, amely megfelel a 27/2015. (V.27.) EMMI rendeletben (továbbiakban R.) meghatározott követelményeknek. Tudni kell azonban, hogy bizonyos esetekben a feladatokat nem külön modulokban kezeljük, hanem a modulok funkcióinak kombinálásával látjuk el. A levéltári feladatok bemutatását a nyilvántartások vezetésével (R. 30–40. §) kezdjük. A fondok és állagok törzskönyvi nyilvántartását (R. 32. §) a Leírási egységek modul segítségével tarjuk nyilván. A törzskönyvi adatok, valamint fondok és állagok leírására (R. 40. §) a modul ISAD(G) űrlapja, illetve az azon szereplő adatmezők szolgálnak. Ezeket tartalmazza az I. táblázat. A szakmai rendelet 36. §-a alapján a levéltár az őrzésében lévő fondok anyagára vonatkozó valamennyi iratot a fondonként kialakított fonddossziéban helyezi el. A szakrendszerben lehetőség van fonddosszié kialakítására. Történtek is ilyen irányú kísérletek, azonban a fondok leírására szolgáló ISAD(G) űrlap, vagyis a törzskönyvi nyilvántartás maga is alkalmas ezekre a feladatokra. Így szükségtelenné válik külön dossziét létrehozni erre a feladatra, továbbá a R. 36. § (2) előírását, amely szerint a törzs könyvi nyilvántartás és a fonddosszié fondra vonatkozó adatainak egyezőségét a levéltárnak biztosítania kell, szintén teljesítjük, hiszen nem duplikáljuk a nyilvántartási adatokat.10 A fonddosszié adatainak nyilvántartását a II. táblázat tartalmazza. A levéltár a gyarapodási naplóban tartja nyilván az általa bármely jogcímen végleges őrzésre átvett levéltári anyagot, illetve letéti naplóban tartja nyilván a letétbe helyezett, valamint az általa visszaadott levéltári letéteket (R. 33. § (1), 35. § (1)). A rendelet által előírt adatokat a Gyarapodás modulban rögzítjük (IV. táblázat). A fogyatéki (R. 34. §), a kölcsönzési (R. 38. §) és az átmeneti napló (R. 39. §) adatait a Dosszié modulban rögzíthetjük (V. táblázat). A szervdosszié adatai scopeArchivban történő rögzítésének módját a VI. táblázat mutatja. 10 A fonddosszié adatainak ezen a módon történő nyilvántartásáról még nem született főigazgatói utasítás, ezért csak a kollégák egy része használja a Dosszié modulban kialakított Fonddosszié funkciót. Kohút Sára–Laczlavik György
