Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. 39–60.
42 Levéltári Szemle 69. évf . Az űrlapok pedig modulokba9 rendeződnek. A napi levéltárosi munka során a kö vetkező modulokat használjuk (az MNL által igénybe nem vett modulok bemutatását jelen írásban mellőzzük): ■ Leírási egységek Törzskönyvi nyilvántartás vezetését támogató modul. A levéltári struktúrában elfoglalt helyére való tekintet nélkül önálló nyilvántartási (leírási) egység minden egyes levéltári egység (fond, állag, sorozat, alsorozat, tétel, altétel, ügyirat, ügyiratdarab vagy egyes irat). A leírási egység létrehozásakor ki kell választani a megfelelő űrlapot és kitölteni a kötelező adatmezőket. ■ Névterek A Névterek modul célja, hogy (standardizált) kifejezések hozzárendelésével összefüggésbe hozzanak leírási egységeket egymással, illetve részletezzék őket, ezáltal jelentősen megkönnyítve a keresést. Például, ha egy helységnév többféle változatban szerepel a nyilvántartásban, a névtéradatok rögzítésével a kereső minden egyes találatot kiad attól függetlenül, mely névváltozatra kerestünk rá (például Buda-Ofen). ■ Gyarapodás A modul segítségével nyilvántarthatjuk a levéltári gyarapodás/letét adatait: az iratátadó személyt vagy szervezetet, az iratképzőt, a bekerülés jogcímét (ajándékozás, vásárlás, reprodukció, illetékesség), az iratanyag ideiglenes és végleges jelzetét, rövid leírását, mennyiségi adatait, az átvevő levéltáros nevét, illetve összeköthetjük a gyarapodáshoz kapcsolódó leírási egységekkel. A scopeArchiv automatikusan generál egy azonosító számot, amely tartalmazza a tagintézmény betűjelét és a gyarapodás sorszámából, valamint a gyarapodás évéből álló numerikus kódot (például HU_MNL_OL/G/00220/2016). ■ Raktári egységek A modulban rögzíthetjük az iratanyag tárolására szolgáló raktári egységeket, azok típusát (például csomó, doboz, kötet, téka, mikrofilmtekercs stb.), illetve számát (raktári jelzetét), továbbá összekapcsoljuk a benne tárolt iratanyag leírását biztosító leírási egységekkel, vagyis fizikai [=raktári] egységeket rendelhetünk logikai [=leírási] egységekhez. ■ Raktártopográfia A modul az adott levéltár telephelyeinek, raktárainak, illetve raktári helyeinek (sor, állvány, polc), illetve a rajtuk tárolt raktári egységek kapcsolatának a nyilvántartására szolgál. 9 A scopeArchiv moduljainak leírása: http://www.scope.ch/de/produkte/moduluebersicht.html Kohút Sára–Laczlavik György
