Katona Csaba – Körmendy Lajos – Kerekes Dóra – Lakatos Andor: Internet és levéltár. Levéltári Szemle, 55. (2005) 1. 3–24.

8.2. Kommunikációs üzenet A levéltárnak először önmagát kell meghatároznia. Pl. olyan nyitott szolgáltató közintézmény, ahol komoly tudományos munka folyik, amely szívesen látja az érdeklődőket, mind a hazai, mind a külföldi kutatókat. A nyitottság természetesen mást jelent pl. a Magyar Országos Levéltárnál, amely széles nemzetközi kapcsolatokkal bír, és amelynek tekintélyes számú külföldi kutatója van, mint egy kis városi társintézménynél, ahol a nemzetközi kapcsolatok sokkal szűkebbek — ezért is hangsúlyozzuk az öndefiníció szükségességét. Ha ez megtörtént, akkor már meg is határoztuk az információközlés célját és azt a kört, amelyhez a levéltár a honlappal szólni kíván. Pl. ha a definícióban kiemelten szerepel, hogy az intézmény egy jelentős helytörténeti műhely, akkor a honlapon az információkat ennek megfelelően kell súlyozni (pl. részletes segédanyagot készítünk helytörténeti kutatóknak). Az öndefiníció és a főbb célközönség meghatározása után alakítható ki a kommunikációs üzenet. Ennek lényege: a levéltár milyen képet kíván magáról adni és milyen általános célt akar elérni a honlappal. A kommunikációs üzenetnek megfelelően kell alakítani a honlap formáját, struktúráját és tartalmát. 8.3. Forma és stílus Bármennyire is eltérő funkciókkal és feladatkörökkel bírnak a különböző levéltárak, mindnek van egy bizonyos respektusa, amit érdemes megőrizni. A honlapon szabad, sőt ajánlott figyelemfelkeltő effektusokat alkalmazni, bátran lehet használni a színeket, azt azonban nem felejthetjük el, hogy minden levéltár egyben tudományos intézmény is, amelyhez nem méltók a hatásvadász megoldások, arról nem is beszélve, hogy a túlburjánzó hang- és képeffektusok áttekinthetetlenné és kaotikussá tehetnek egy honlapot. Érdemes tervezni egy saját lógót, ami mindenütt vagy sokhelyütt látható a honlapon. A dizájn kialakítása sok munkát követel, de érdemes energiát fektetni ebbe a feladatba, mert a felhasználóra erösebb hatást gyakorol, mint gondolnánk. A magyar közlevéltárak honlapjain gyakori, hogy sok díszes irat fényképe ékesíti a honlapot: e képanyag azonban azt a historizáló képet sugallja, hogy a levéltár elsősorban „régi és szép iratok" gyűjtőhelye, ahol a világtól elzártan komoly tudományos kutatómunka folyik. A modern adminisztráció, szolgáltatás stb., ami egyre inkább jellemző, így nem jeleníthető meg. A honlap szövegeinek szakszerűnek és közérthetőnek kell lenni, ami nem könnyű feladat. A túlságosan tudományos, azaz tudálékos szöveget még a szakmabeliek sem szeretik, a laikusok pedig nem is értik. (A felhasználók gyakran nehezményezik, hogy a magyar levéltári honlapok szövege túlságosan „levéltáros ízű".) A levéltárnak különböző felhasználói csoportokat (levéltárosokat, családkutatókat, nagyközönséget) egyszerre kell szolgálnia, ennek megfelelően különböző stílusokat kell alkalmaznia. Mindez azonban nem jelent különösebb gondot, ha a különböző csoportoknak szóló anyagokat már a menürendszerben világosan elkülönítjük — erre jelenleg alig van példa a magyar levéltárak honlapjain. 18