Kakuk Ilona - Nyikes Tamás: A levéltári archiválási rendszer megvalósíthatósága, az archiválás hagyományos és informatikai értelmezésének nehézségei. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 14–23.

Meg kellett tehát határoznunk a hosszú távú megőrzés kritériumait. Ezek a következők lettek: • Adat-formátumok estében: mivel csak a nyilvános vagy nyilvánossá tett kódú rendszerek jelenthetnek hosszú távú biztonságot, így levéltári szempontból csak ilyenek fogadhatóak be egy elektronikus levéltárba. (Ilyenek pl. a txt, Adobe, rtf, pdf, sgml, xml, tiff, jpg, mpeg, mp3, csv, de nem tartoztak közéjük pl az akkori WORD formátumok.) • Adathordozók esetében: mivel az esetlegesen eltűnő, összeolvadó gyártókkal együtt azok technológiai szabványai is elveszhetnek, illetve az adatmegtartás garanciái idővel csökkennek, szükséges a vállalt vagy kötelezően előírt adat-megőrzési időn belül az adatok rendszeres átírása újabb adathordozókra. A fentiek elemzése alapján a projekt a következő következtetéseket vonta le az irat tartalmának hiteles megőrzésével kapcsolatban: • minden adatnak ön-dokumentálónak kell lennie; • az adatokkal együtt meg kell őrizni az adatok előállításához szükséges minden egyéb adatot is; • az iratnak minden rendszerinformációt tartalmaznia kell, köztük azt is, hogy miként állították elő, illetve, hogy hogyan állítható elő; • az iratnak tartalmaznia kell a környezeti feltételek leírását, a megtekintésükhöz szükséges viewer-t és infrastrukturális feltételeket, adatkapcsolatok leírását stb.; • az idő múltával a rekordok migrálásra kerülnek és a kifutott hw/sw eszközök emulálásához szükséges adatokat is tartalmaznia kell az adatoknak, hogy az eredeti állapotban mindvégig előállíthatóak legyenek; • a metaadatoknak bővíthetőnek kell lenni: új metaadatok, típusok hozzákapcsolásának a lehetőségét biztosítani kell. Az irat hosszú távon is hiteles megjeleníthetőségével és kezelhetőségével kapcsolatban a projekt a metaadatok struktúrájára tett javaslatot, az érvényes nemzetközi szakmai ajánlások és szabványok (pl. OASIS) figyelembevételével. Ezek szerint a projekt a következő metaadat-struktúra kialakítását javasolta: • bibliográfiai metaadatok: az adat keletkezése, szerzője, stb. szempontok szerinti metaadatokkal; • strukturális metaadatok: az adat-elemek közötti kapcsolatok leírására; • adminisztratív metaadatok: az adatkezelés követési információi, mint pl. Ip-címek, ki mikor olvasta stb. elektronikus aláírások stb.; • technikai metaadatok: installációs és sw/hw infrastrukturális követelmények az adat előállításához, formátumok, viewer, kódolási információk, stb.; • megőrzési metaadatok: az adat keletkezése óta milyen emulációkat kellett használni, hogy az azóta nem létező eszközök kiváltására, hogy az adat ma is olvasható legyen; 17