Fehér Csaba: Két felmérés – két eredmény. A Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára elektronikus adatvagyon felmérésének eredményei és tanulságai. Levéltári Szemle, 63. (2013) 2. 7–20.
Két felmérés két eredmény... dencia az informatikai rendszerek központosítása (országos adatbázisok), amely dinamikus növekedést mutat. Akadályozza ugyanakkor az e-ügykezelés elterjedését az elektronikus irat hitelesítésének, valamint az elektronikus aláírás és az időbélyegző alkalmazásának költsége, annak hosszú távon való technikai fenntarthatósága. Az e-mail archiválássá kapcsolatban mindkét tanulmány hasonló megállapításokra jutott. Összefoglalóan: minden szerv használ levelező rendszert; az üzemi mentések meghatározott gyakorisággal felülírják a korábbi adathordozót, ennek aránya 80% feletti, — jóllehet az archiválás inkább kivételként fordul elő. Eltérjedtnek tekinthető az iratképzői szemlélet, vagyis a hivatali eljárásban keletkezett e-levelet mindenképpen iktatják; míg a levéltári szemlélet szerint a döntés-előkészítő, félhivatalos levél is maradandó értékű (lehet). Kérdés, mi módon illeszthető ez be az iratértékelési gyakorlatba — a magánlevelek és az ezzel összefüggő személyiségi jogok érzékenysége miatt; az ezzel kapcsolatos megközelítések ma még kidolgozatlanok. Megoldásként kínálkozik, ha a hivatalos és a vezetői postafiók is helyet kap az irattári tervben. Az e-aláírással ellátott dokumentumok (küldés-fogadás) helyzetét vizsgálva megállapítható, hogy a fővárosi szervek döntő többsége nem használja azt, szemben az állami szektor közel 42%-os használati arányával. A kivételes helyzet oka jogszabályi kötelezettség (Pl. APEH: igazolási kérelmek; földhivatalok: e-tulajdoni lap; kórházak: OEP gyógyinfo jelentés). Az önkormányzatok esetében az e-aláírás gyakorlatának elsorvadása érzékelhető, amely annak költségességével, valamint egyéb alternatívák, jelesül a hivatali és az ügyfélkapu megjelenésével magyarázható. Adalbácsokkal az iratképzők túlnyomó része rendelkezik (ITA — kiemelkedő mennyiség: 92%), ámbár ezek jellemzően bér-, számviteli, munkaügyi, eszköznyilvántartások, vagyis nincs maradandó adattartalmuk. Maradandó értékűek a BFL esetében az ingatlan- és térkép nyilván tartás ok, vagyonkataszterek, építési és térinformatikai, szociális és gyámügyi rendszerek, oktatási, kép viselő testületi információs rendszerek, betegnyilvántartó és digitális röntgenfelvételek, valamint a központi népesség/jármű/anyakönyvi nyilvántartások részei. A MÓL esetében az országos nyilvántartások, hatósági ügyek, szakrendszerek (ITA — összesen 804 különböző nyilvántartás és adatbázis). Az üzemi mentés általános gyakorlat, viszont sajnos jóval ritkább az archiválás (ITA — 20%), s az adatállományok évenkénti elkülönítése sem jellemző. Továbbá jellemzően az adatexport lehetősége sem biztosított. Általános probléma, hogy az informatikusoknak nincs rálátásuk az adott szerv összes adatbázisára, mivel gyakran külső, szerződéses cégek az üzemeltetők. A hang- és képrögzítés esetében az iratképzők több mint fele használ megfelelő digitális eszközöket. Hangrögzítést jellemzően kép viselő testületi üléseken, építési hatósági ügyekben, országgyűlésben, rendvédelmi feladatok ellátása során, illetve a minisztériumokban alkalmaznak. Képrögzítéssel a rendészeti szerveknél, a büntetés-végrehajtási intézetekben, kórházaknál, valamint az Országgyűlés Hivatalában találkozunk. Jellemző a maradandó értékű anyagok archiválása külső adathordozókon és kijelölt szervereken. A nyilvántartás viszont nem megoldott, kivételt képeznek az APEH (NAV), valamint a kórházak. Migrálás és konvertálás tekintetében a BFL-es szervek 20%-a, a MOL-hoz tartozó iratképzőknek pedig 12%-a rendelkezik még nem migrált — vagyis veszélyezte tett állapotú — adatállományokkal. Valószínűsíthetően a tényleges helyzet még ennél is kedvezőtlenebb, s tágabb az érintett szervek köre. A lemaradás okaként három ténye19
