Fehér Csaba: Két felmérés – két eredmény. A Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára elektronikus adatvagyon felmérésének eredményei és tanulságai. Levéltári Szemle, 63. (2013) 2. 7–20.
Fehér Csaba Összegezve az eddigieket, a két felmérés által feltárt mennyiségi különbségek okai — úgy véljük — alapvetően a következők: Ismeretes, hogy bár jelentős az országos illetékességbe tartozó szervek száma, ugyanakkor a felmérésben „számszakilag” ez nem közvetlenül mutatható ki. A BFL ténylegesen 57 (260 alárendelt), a MÓL 85, valamint további 80 online-módon felmért szervet vizsgált. Ugyanakkor, utóbbi esetben nem derült fény arra, hogy valójában hány alárendelt — dekoncentrált — szerv is került bele adataival a felmérésbe, továbbá a maradandó érték számítása is több ponton eltért a két felmérésben. Nem hagyható továbbá figyelmen kívül az állami és az önkormányzati szektor közötti, azok jellegéből, feladataiból fakadó különbözőség ténye sem; előbbi központosított mivolta szintén egyszerű magyarázatát adhatja a jelentős mennyiségi eltéréseknek. Nem feledkezhetünk el továbbá arról sem, hogy a két felmérés között két év telt el, amely az informatika terültén igen sok időnek számít. Jelentősen fejlődött a technológia, új rendszereket vezettek be, nőtt a gyorsaság és a tárhely kapacitás (csökkentek az árak). A kormányzati programok — több esetben európai uniós támogatással megtámogatva — kifejezetten ösztönözték az informatikai beruházásokat. A megfelelő jogszabályi környezet létrejötte, illetve beépülése a gyakorlatba, is az informatikai rendszerek kialakulását, valamint az e-iratok gyarapodását mozdította elő. Az ITA-tanulmány további fontos erénye, hogy a levéltári átvétel szempontjából értékes megállapításokat tartalmaz a MÓL illetékességi területére vonatkozóan. A Flexus viszont nem készített ilyen jellegű összesítést a BFL illetékességi területéről, bár a csatolt jegyzőkönyvek és táblázatok alapján — hosszas bogarászással — azért itt is megállapítható a jellegadó statisztikai gyakoriság. így kiderült például, hogy az iratképzők 91%-a a következő, viszonylag kevés számú fájlformátumot használja: doc/docx, pdf, tiff, xls/xlsx, jpg, rtf, ppt, msg, xml, txt, htm/html. Az alkalmazott adatbáziskezelőkre is a korlátozott fajtaszám jellemző: Oracle, MS-SQL, Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro és a Clipper (az iratkezelők 94%-a esetében) /MS-SQL, Oracle, MySQL, Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro, Informix vagy Caché (az adatbázisok 91%-a). Az export formátumok 80%-a txt/csv dump, xls, xml, html, pdf-állomány. Ez azt jelenti, hogy az e-levéltári rendszerbe befogadható e-iratok formátumának meghatározása során a többség által használatos alkalmazások, formátumok köre jelölhető meg preferenciaként.6 6 Azóta 2013 februárjában elkészült a Veritán Kft. anyaga, amely javaslatot tesz az átadás szabályozására, (http: / /bfl.archivportal.hu/eleveltar/id-11 -szabalyozasi_termekek.html) Végül az alábbiakban kiemelünk néhány, a vizsgálatok során előtérbe állított fontos megállapítást: Megállapítható az elektronikus iktatás elterjedtsége, jóllehet túlnyomórészt nem akkreditált szoftvereken futnak a rendszerek. A szoftverek sokszínűsége, a kimeneti formátumok változatossága tapasztalható. Az ITA felmérés a közigazgatás területén ugyanakkor egységesülő folyamatot érzékel — értve ezen az EKEIDR (Poszeidon), KKIR, ROBOTZSARU NEO elnevezésű szoftverfejlesztéseket. Veszélyeztetettnek tekinthető az 1980-as és az 1990-es években keletkezett, s ma már csak lokális környezetben (azaz egy adott számítógép) futó e-iratok migrálatlan adatállománya. Az e-ügykecelő rendszerek tekintetében jellemző a teljes funkcionalitás kihasználatlansága; jobbára metaadat rögzítésre, vagyis iktatásra használják őket. Érzékelhető ten18
