Fehér Csaba: Két felmérés – két eredmény. A Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára elektronikus adatvagyon felmérésének eredményei és tanulságai. Levéltári Szemle, 63. (2013) 2. 7–20.
Fehér Csaba A projekt aláírását, a finanszírozási háttér biztosítását követően kerülhetett sor arra, hogy az informatikai, szabályozási, iratkezelési területen nagy tapasztalattal rendelkező piaci szereplőket kérjenek fel a feladat végrehajtására. Az elektronikus adatok felmérése — legalábbis hazánkban — úttörő vállalkozásnak minősült, és rendkívüli szakmai felkészültséget igényelt. A BFL ezért már 2009-ben szerződést kötött a Flexus Consulting Tanácsadó Kft-vei, amelynek segítségével 2010 folyamán lebonyolította a vizsgálatot. A Magyar Országos Levéltár (MÓL) 2011-ben követte a BFL-t, és az Információs Társadalomért Alapítvánnyal (ITA) közreműködésével végezte el a vizsgálatot. A célok és a pontos feladat megjelölés mindkét esetben azonos volt. Meg kellett határozni az elektronikus iratok terjedelmét (GB, TB), jellegét (képi, metaadat stb.), az alkalmazott informatikai megoldásokat, gyakorlatokat, objektum típus okát (doc, xls, stb.), és a maradandó értékű irat mennyiségét. Mindkét esetben — mintegy hozadékként —, eleget téve a jogszabályi előírásnak, a szervnyilvántartás feltöltése is megvalósult. Három momentum kivételével lényegében mindkét esetben azonos elvi alapok mentén haladtak a vállalkozók. Megnyugtató, hogy a két évvel korábbi BFL-es vizsgálat után eltelt időben újabb módszertani megoldások nem merültek fel, vagyis a korábbi felmérés technikai szempontból megalapozottnak tekinthető. Az előkészítési fázisban munkacsoportot alakítottak ki a megrendelő intézmény levéltárosainak és informatikusainak, valamint a vállalkozó szakembereinek részvételével. A munkacsoport felülvizsgálta a korábban alkotott, használt kérdőívek pontjait, véglegesítette azok szövegezését, majd meghatározta az adott levéltár illetékességébe tartozó szervek teljes körű jegyzékét. Ezen a ponton már megfigyelhető volt egy bizonyos fajta eltérés a két intézmény módszere között, amely nyilvánvalóan levéltárszakmai nézetkülönbségen alapult, s amelyet azonban az állami és az önkormányzati gyűjtőterület eltérő jellege is magyaráz. A BFL jegyzékére ugyanis gazdasági szervek, mint magánirat képzők nem kerültek fel, melynek köszönhetően jelentősen csökkent a vizsgálandó szervek száma. A MÓL listáján ugyanakkor szerepelt néhány kiválasztott, állami feladatot ellátó vállalat (pl. a MALÉV). A felmérés kezdetén természetesen kidolgozták a módszertani alapokat, s meghatározták a végrehajtás folyamatát, egyeztették a határidőket, továbbá egy pilotprojekt keretében tesztelték a kérdőíveket a korábban együttműködő szervekkel, tekintettel a szövegértés jelentőségére, az értelmezhetőségre, az adatszolgáltatás színvonalára. A BFL-ben a munkacsoport tagjai még külön workshopot is rendeztek, két iratképző részvételével, ahol az objektív bírálatokat közvetlenül is meghallgathatták. A MOL-ban viszont elmaradt ez a pilotot követő workshop (ez a két felmérési metodika közötti másik lokalizált különbség). A végrehajtás azonban megegyezett a két felmérésben: a levéltárak tájékoztató/magyarázó levelének kíséretében — postai és elektronikus úton is — kiküldték a meghatározott iratképzőknek a kérdőívet. A visszaküldött kérdőívek adatait táblázatokban rögzítették. A helyszíni, személyes interjúk során ellenőrizték, pontosították és adat felvételi jegyzőkönyvekben dokumentálták az adatokat. Az újabb adatokkal azután — szervcsoportonként és kérdőpontonként — kiegészítették a táblázatokat. Az előkészítési szakaszban jelzett szervjegyz ékbeli különbségből adódóan a MOL-nak értelemszerűen sokkal több feladata volt. így az összes gazdasági, illetve egyéb iratképzőt nem tudta felkeresni (kisebbségi önkormányzatok, kamarák stb.), ezért ezen szervek számára web-es felület létrehozásával, online módszerrel végezte el a felmérést, amelyet ter8
