Fehér Csaba: Két felmérés – két eredmény. A Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára elektronikus adatvagyon felmérésének eredményei és tanulságai. Levéltári Szemle, 63. (2013) 2. 7–20.
FEHÉR CSABA KÉT FELMÉRÉS - KÉT EREDMÉNY A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR ÉS BUDAPEST FŐVÁROS LEVÉLTÁRA ELEKTRONIKUS ADATVAGYON FELMÉRÉSÉNEK EREDMÉNYEI ÉS TANULSÁGAI1 1 Tagjai: Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (NISZ), Magyar Nemzeti Levéltár Magyar Országos Levéltára (MNLOL), Budapest Főváros Levéltára (BFL). 2 10/2002. NKÖM rendelet a közlevéltárak és nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. Az elektronikus adatok felmérését az EKOP-1.2.8-08-2008-0001, Elektronikus levéltár kialakításának projektje és a megvalósításra létrejött konzorcium1 által 2009-ben aláírt szerződés tette szükségessé a két intézmény számára. A rendszer tárkapacitásának tervezése során — már az előkészítés fázisában — 2007—2008 folyamán az informatikus szakemberek által feltett azon kérdésre, hogy voltaképpen hány terrabájt (TB) adat befogadásával kell/lehet számolni, amely a T/ön^ok méretét is megszabja, a címben szereplő két intézmény levéltárosai nem tudtak megnyugtató választ adni. Ez a kérdés annak ellenére érte felkészületlenül a szakmát, hogy a jogszabály2 egyértelműen előírta, hogy az elektronikus iratokat levéltári szervnyilvántartó rendszerben kell vezetni. Budapest Főváros Levéltára (BEL) néhány szakember bevonásával 2007-ben és 2008-ban — tekintettel az idő rövidségére, hiszen az informatikusok azonnali választ vártak — részleges, tehát nem teljes körű felmérés keretében kísérelte meg a válaszadást. Mind elektronikus, mind hagyományos levelek útján, valamint telefonon is megkerestük azokat az iratképzőket, amelyek a korábbi tapasztalatok alapján rendelkeztek elektronikus iratokkal, illetve a kialakult jó gyűjtő területi kapcsolatoknak köszönhetően számíthattunk a gyors — 15 napon belüli — válaszadásra. Az így beérkező adatokat nem követte helyszíni ellenőrzés, kontroll, hanem validálás nélkül fogadtuk el azokat. Statisztikai módszerek alkalmazásával — vagyis a begyűjtött adatokat szervtípusonként (önkormányzati, egészségügyi, stb.) összeadtuk, és az adatszolgáltatók számával elosztottuk, majd a kapott átlagot a hasonló szervek számával felszoroztuk és öszszeadtuk — állapítottuk meg a becsült végső értéket. Nyilvánvaló volt, hogy ez a menynyiségi adat a felmérés módszerének nagy kockázati tartalma, bizonytalansága miatt igen hozzávetőleges. A felmérés tanulságai alapján a levéltár vezetése egy hatékony metodika kidolgozását, s ennek alapján egy újabb felmérés elkészítését határozta el. 7
