Cseh Gergő Bendegúz – Lux Zoltán: Informatika a Történeti Levéltárban. In: Gyarmati György (szerk.): Trezor 3. Az átmenet évkönyve. Budapest, 2004. 283–294.
valaha is benne volt az adatbázisban. így a levéltár adatbázisrendszerében egy már-már orwelli koncepció látszik megvalósulni: minden felhasználóról lehet tudni, hogy mikor milyen adatra keresett, azok közül mely adatokat nézte is meg, mit módosított. Minden egyes rekord esetében lehet tudni, hogy azt ki vitte be az adatbázisba, ki, mikor módosította és ki, mikor nézte meg. Jóllehet ez kissé rémisztőén hathat, az adatbázis és az iratanyag speciális jellege esetünkben mindenképpen indokolja a fokozott ellenőrzést az iratokban szereplők személyes adatainak mind teljesebb védelme érdekében. A Történeti Levéltár közel 50 munkaállomásán fut jelenleg az ABTLINFO elnevezésű program, melynek pillanatnyilag a 71. sorszámot viselő verzióját használjuk. Az első verzió feltelepítése óta eltelt két év alatt nem csak fejlesztések és javítások történtek a programon, hanem sok apró módosítás is, mely a felhasználók napi munkáját volt hivatott megkönnyíteni. Az adatbázis napi használata során ugyanis számtalan olyan kisebb-nagyobb változtatási igény merült fel, melyeket a tervezés során nem lehetett előre látni, a program gyakorlati alkalmazásának hatékonyságát azonban jelentősen javítja. Az iratokban szereplő személyek számítógépes névmutatójának készítése Mint azt említettük, a feldolgozó munka egyik legfontosabb feladata, hogy az iratokban szereplő személyek adatai egy gyors és pontos visszakeresést biztosító névmutató rendszerbe kerüljenek. Ennek egyetlen megbízható, ám meglehetősen aprólékos módja az adott dossziék oldalankénti névmutatózása, amit szinte az intézmény megalakulása óta több munkatárs végez folyamatosan. A névmutató készítése természetesen több mechanikus gépírói feladatnál, mivel a redundáns adatok elkerülése érdekében minden, az iratokban előforduló nevet a rendelkezésre álló adatok alapján össze kell vetni az adatbázis közel 400 000 nevet tartalmazó nyilvántartásával. Ez az azonosítás, figyelembe véve az iratokban szereplő személyek adatainak hiányos, gyakran pontatlan, egyértelmű azonosításra ritkán alkalmas voltát, komoly körültekintést és az adott iratanyag alapos ismeretét megkövetelő, meglehetősen időigényes feladat. A dosszié terjedelmétől, az ügy jellegétől függően rendkívül sok, akár 1000-2000 személy is kapcsolódhat egyetlen dossziéhoz. Ezeket a „neveket” a képfájlokhoz hasonlóan szintén úgynevezett kapcsolótáblákkal rendeljük a dossziék normalizált, technikai és tartalmi adatait tartalmazó „dosszié” rekordokhoz. Az egyes dossziékhoz rendelhető személyek nagy száma miatt különösen alaposan kellett kialakítani a felhasználói programnak az egy dossziéhoz rendelt személyek adatait tartalmazó lista ablak lehetséges funkcionalitásait. így például a dossziéhoz történő személy-hozzárendelés ablakban a hozzárendelt személyek listaablakában lehetőség van külön keresésre, szűrésre (a hozzárendeltek közül is csak bizonyosok megjelenítése), és bármely adat szerinti sorba rendezésre. 2003 őszéig mintegy 1500 dosszié adatait dolgoztunk fel a fenti módon, a dossziékból, valamint egyéb nyilvántartásokból összesen közel 400 000 nevet rögzítettünk(4) a központi adatbázisban. A dossziék tartalmi feltárása Az egyes iratok tartalmi feltárása a névmutató készítésénél is nagyobb körültekintést, az adott irat, valamint a korszak mélyebb ismeretét feltételező tevékenység, melyet értelemszerűen csak az iratot
