Cseh Gergő Bendegúz – Lux Zoltán: Informatika a Történeti Levéltárban. In: Gyarmati György (szerk.): Trezor 3. Az átmenet évkönyve. Budapest, 2004. 283–294.
leginkább ismerő történész, levéltáros munkatársak végezhetnek. Az egyes dossziék leírására szolgáló mintegy ötven adattípus felöleli az irat minden olyan fizikai és tartalmi jellemzőjét (típus, terjedelem, évkör, földrajzi paraméterek, tárgyszavak, kódok, minősítések, fizikai állapot, restaurálási eljárások stb.), melyek a későbbi visszakeresést bármilyen módon elősegíthetik. A tartalmi feltárás meghatározó lépése tárgyszavak és/vagy kódok hozzárendelése a dossziékhoz (vagy akár a személyekhez is). A központi adatbázis tervezésekor arra a helyzetre kellett megoldást találni, hogy az alapvetően feltáratlan és részleteiben ismeretlen iratanyag esetében alkotható-e egységes, statikus kód- és tárgyszórendszer, melybe az iratok a későbbiekben besorolhatók lesznek. Az állambiztonsági szervek intézményrendszerének, valamint a korszak politikatörténetének ismeretében az intézmény történész munkatársai kialakítottak egy strukturált kódrendszert, de a feldolgozás rugalmasságának biztosítása érdekében emellett létrehoztunk egy dinamikusan bővíthető tárgyszórendszert is. Az ABTLINFO esetében a tárgyszó egy strukturálatlan, viszonylag szabadon hozzárendelhető tartalomra utaló kifejezést jelent, az ún. dosszié-kódok pedig lényegében egy tezauruszt alkotnak strukturált alá és fölé rendelési viszonyokkal. Mindkét esetben a dosszié, illetve a személy rekordokhoz történő hozzárendelés kapcsolótábla segítségével történik. Lehetőség van egy adott tárgyszó vagy kód használatának „leállítására” is. Ezután már nem lehet újabb rekordokhoz azokat hozzárendelni, azonban azokhoz, amelyekhez az előbbiek során hozzá lett rendelve, azok esetében a kapcsolat megmarad, visszakeresni még lehet a segítségével. A fentieken túl a különböző történeti, jogi, szociológiai stb. kutatások szempontjából fontos a dossziékra vonatkozó hosszabb-rövidebb tartalmi kivonatok rögzítése, vagy akár egyes részletek (szükség esetén akár a teljes dosszié) szövegének tárolása is. így olyan kifejezésekre is lehet keresni, amelyekre az adott tárgyszó és kódrendszerben nem lenne lehetőség. A sokoldalú és árnyalt visszakeresést támogatja a rendszernek a tetszőleges szabadszöveges visszakeresést lehetővé tevő része. Itt azt is meg lehet adni, hogy a megadott kifejezést mely rekordok között, mely mezőkben, milyen csonkolással(5), kis és nagybetű megkülönböztetéssel, illetve azonosnak vételével, vagy akár a kifejezés bizonyos karaktereinek ismeretlennek tekintésével(6) keresse. A dossziék tematikus feltárása kapcsán nehezebb statisztikailag kimutatni az elvégzett munka eredményességét. Egy több száz, esetleg ezer oldal terjedelmű, több száz személyről szóló és sok ügyet átfogó dosszié tematikus feltárása ugyanis praktikusan soha nincs „kész”, mindig lehet újabb szempontokat találni, új tárgyszavakat rögzíteni, részletesebb kivonatot készíteni. A feltáró munka eredményességét mindenesetre jelzi az a tény, hogy 2002 végéig a hivatal munkatársai mintegy 3000 dosszié tematikus feldolgozását végezték el első körben, több mint 16 000 esetben rendeltek tárgyszót, 10 000 esetben pedig tárgykört jelző kódot a dossziékhoz. Az eredeti iratok digitalizálása A levéltár informatikai koncepciójának központi eleme szinte az intézmény megalakulásától kezdve az volt, hogy a veszélyeztetett állapotú, illetve gyakran használt iratokat digitalizált másolatokkal kell „kiváltani”: ez alkalmat ad egyrészt a rongálódott iratok további állagromlásának megakadályozására és szakszerű restaurálási munkálatok elvégzésére, másrészről viszont a központi adatbázisban tárolt digitális másolatok sokoldalú és hatékony, párhuzamos használatot tesznek lehetővé az állampolgári és a kutatói irat-előkészítés során. Az adatbázis lehetőséget nyújt a
