Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Németh István – Rádi Péter – Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. 4–36.
Az informatikai és kommunikációs technológia rohamos fejlődése következtében az ICT eszközök átlagosan háromévenként elavulttá válnak, és félő hogy az általuk tárolt információk viszonylag rövid időn belül hozzáférhetetlenek lesznek. Ugyanakkor tarthatatlanná vált az a jelenlegi iratkezelési gyakorlat, mely szerint minden elektronikus iratról nyomtatott (biztonsági) másolatot készítenek. Részben azért, mert ahogy a napi ügyintézés során az elektronikus iratkezelés természetessé válik, a tapasztalatok szerint a felhasználók többsége hajlamos megfeledkezni az iratok kinyomtatásáról. Másrészt, mert egyre több olyan elektronikus iratfajta jelenik meg, amelyet egyszerűen nem lehet nyomtatott formában megjeleníteni (például egy számos hivatkozást tartalmazó HTML dokumentum, amelynek egyes hivatkozásai ráadásul multimédia objektumokra mutatnak). Szintén gondot okozhat a konzisztencia fenntartása olyan hibrid dokumentumok elemei között, amelyek papír és elektronikus iratokat egyaránt tartalmaznak vagy több különböző típusú elektronikus iratot kombinálnak (pl. egy e-mail és a hozzá tartozó csatolt fájl, amelyre az e-mail tartalma hivatkozik). Nehéz feladatot jelent továbbá egy következetes iktatási rendszer fenntartása laza és változatos elektronikus környezetben. Az elektronikus iratkezelés alapelvei azonosak a hagyományos iratkezelés szabályaival: az információ integritását fenn kell tartani (azaz minden változtatást dokumentálni kell), illetve a funkcionális és adminisztratív összefüggéseknek érthetőknek kell maradniuk hosszú idővel az irat keletkezése után is. A célok azonosak, a megvalósítás eszközei azonban elektronikus környezetben eltérőek: • magas szintű iratkezelési kultúrát kell elterjeszteni mind a vezetők, mind a felhasználók körében, • olyan iratkezelési stratégiát kell kialakítani, ami hosszútávon biztosítja az elektronikus iratokhoz való hozzáférést, függetlenül a technológia változásaitól, • olyan elektronikus iratkezelési szabályzatot kell kidolgozni és következetesen alkalmazni, ami érvényes az irat keletkezésétől a selejtezéséig, illetve archiválásáig, • olyan elektronikus iratkezelési rendszert kell kiépíteni, ami képes megbízható és autentikus iratok létrehozására, illetve azok integritásának megőrzésére, • az elektronikus iratkezelési eljárásokat be kell építeni az iratokat létrehozó rendszerbe. A fenti követelményeknek megfelelő elektronikus iratkezelés megvalósításának három egymásra ható szinten kell történnie: • szakmai szinten, ahol kidolgozzák az átfogó iratkezelési elveket és stratégiát, valamint lefektetik az intézményi iratkezelési kultúra alapelveit, • intézményi szinten, ahol kidolgozzák az elektronikus iratkezelési szabályzatot, annak elveit beépítik az irat életciklusába, és kialakítják a gyakorlati iratkezelés környezetét, • technikai szinten, ahol a fenti igényeknek megfelelően megtervezik és kiépítik a hatékony és lelkiismeretes elektronikus iratkezelést elősegítő informatikai rendszert. 9
