Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
11.1 [...] „A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja." 11.7 [...] "Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani." Látható tehát, hogy az iratnak a levéltári törvényben szereplő definíciója az elektronikus iratokra is alkalmazható, azonban sem a törvény, sem a 40/1998-as korányrendelet nem határozza meg azon szabványok körét, amelyek biztosíthatnák, hogy a köziratképzők a levéltári elvárásoknak megfelelően adják át elektronikus irataiakat levéltári megőrzésre. (Ez nem meglepő, hiszen a kormányzati szabványok még jelenleg is csak „kidolgozás alatt állnak".) Pontosabban: mivel az irat meghatározása bármilyen adathordozóra érvényes, az elektronikus iratok archiválásával kapcsolatos speciális problémák (pl. a szabványok szükségessége) a törvényben fel sem merülnek, így a kormányrendeletben sem, kivéve, hogy ha a levéltár nem képes elektronikus iratok befogadására, azokról „hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra" (21.2). 3.2. Az elektronikus iratok kezelése és archiválása A köziratképző szervek jelenleg csak abban az esetben őrzik meg elektronikus irataikat elektronikus formában is, ha saját ügyviteli érdekeik azt megkívánják, mert - mint fentebb láttuk - legfeljebb arra kötelezhetők, hogy hitelesített másolatot készítsenek időtálló papír adathordozóra. Mindez azt jelenti, hogy ha a levéltár nem jelzi, hogy elektronikus formában kívánja átvenni az iratokat - és tudomásunk szerint a magyar levéltárakban ez a helyzet -, akkor a szervek hosszabb idő elteltével mindent kénytelenek kinyomtatni, legalábbis elméletileg. Ezt erősíti a 40/1998. Korm. rendelet 19.2.2. pontja alatt olvasható kitétel is, mely szerint „A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni", mivel jelenleg az elektronikus adathordozók nem minősülnek „tartós megőrzést biztosító" eszköznek. A rendelkezések azt feltételezik, hogy a maradandó értékű elektronikus iratok elektronikus formában történő hosszú távú megőrzése (ami azt jelenti, hogy az iratok hosszú idő elteltével is hozzáférhetők, használhatók és értelmezhetők maradnak) csak abban az esetben biztosított, ha a rendelkezésre áll az olvasásukhoz szükséges hardver és szoftver. A jogszabály megalkotói azonban több fontos tényezővel nem számoltak: • A technikai eszközök és a szoftverek elavulása, azok újabb és újabb generációinak megjelenése a kilencvenes években oly mértékben felgyorsult, hogy ezáltal a levéltárba adás előtti tizenöt éves őrzési idő ma már komolyan veszélybe sodorja azon iratok fennmaradását, amelyeket csak elektronikus formában irattároznak. • A rendelet hatályba lépése után (a jogszabály előkészítése nyilván hosszú idővel annak bevezetése előtt kezdődött) a különböző nem nyomtatható elektronikus iratok (pl. html dokumentumok, multimédia objektumok) gyorsan elterjedtek, és használatuk a kormányzati szférában is természetessé vált. 10
