Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
• Számos olyan adatbázis keletkezik, amely összetettsége és/vagy a benne tárolt adatok jellege (fájlok típusa) szintén nem teszi lehetővé az egyszerű kinyomtatást. Annak ellenére, hogy sok szerv több évre visszamenően tárolja saját keletkeztetésű iratait elektronikus formában (helyenként a szkennelt beadványokat is), ezeket az eseteket nem tekinthetjük tartós megőrzésnek. Ezt bizonyítják azok a sajnálatos példák, amikor szoftverváltás vagy egyéb informatikai ok miatt a korábbi elektronikus állományok elvesztek. A levéltárak illetékességi körébe tartozó szervek által alkalmazott elektronikus iratkezelési rendszerek jellegéről még nem készült átfogó felmérés, s így az egyes szervek archiválási stratégiájáról sincsenek pontos adataink. Ezt inkább előbb, mint utóbb meg kell tenni, bár nem lesz könnyű, figyelembe véve, hogy a levéltárosok sok szervhez évekig nem jutnak el. A tisztánlátást akadályozza, hogy a szervek iratkezelési szabályzatait véleményező levéltáros csupán arra köteles figyelmet fordítani, hogy az (legalábbis elméletben) minden mozzanatában megfeleljen a jelenlegi levéltári elvárásoknak. Ha tehát a szabályzatból kiderül, hogy a szerv elektronikus iratkezelést (is) végez, de a szövegben szerepelnek a megfelelő kulcsmondatok (pl. hogy a szerv a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó - az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló -ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezeti, vagy a fentebb már idézett nyomtatást elvégzi), akkor az archiválás módja már nem is merülhet fel kérdésként, hiszen az iratkezelési folyamat eredménye továbbra is papíralapú irat vagy segédlet. Mindezek ellenére rendelkezünk már akkora mennyiségű adattal, amelyek birtokában levonhatunk bizonyos következtetéseket, ha nem is a pontos statisztikai összegzés igényével. Ezek alapján módszereik tekintetében, a szervek három fő csoportba sorolhatók (külön nem említjük, hogy a hitelesítést, szignálást igénylő iratokat jelenleg még nem archiválhatják kizárólag elektronikus formában): • Elektronikus iktatást végez, de az iratkezelési folyamat összes többi mozzanata papíralapon zajlik. • Saját keletkeztetésű iratai esetében az iratkezelés elektronikus formában történik, kinyomtatás csak kiadmányozáskor (vagy egyéb, hitelesítést igénylő esetben), illetve irattárba helyezéskor történik (itt további alcsoportokat lehetne felállítani aszerint, hogy az elektronikus iratokat a kinyomtatás után tovább tárolják-e elektronikus formában is vagy sem). • A hozzá érkezett beadványokat is digitalizálja (esetleg már az érkeztetés is elektronikusan történik). A legtöbb szerv az első kategóriába tartozik, tehát általánosan elmondható, hogy az elektronikus archiválás ma még nem jellemző a köziratképzők körében. Ez a megállapítás ugyanakkor csak két erős megszorítással igaz: az egyik az, hogy archiváláson valóban hosszú távú megőrzést, és használhatóságot (kontextus, metaadatok, konvertálás stb.) értünk, a másik pedig, hogy mindez elsősorban az ügyviteli iratokra vonatkozik. Ez utóbbit azért fontos hangsúlyozni, mert nem minden közirat közokirat, illetve azért, mert számos szerv őriz hosszútávon speciális adatállományokat 11
