Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.

a tényleges, gyakorlati munka egyik előkészítő mozzanatának tekintjük, ami segíthet bennünket abban, hogy a kezdetekben elkerüljük a nagyobb kudarcokat. 2. Az elektronikus iratok 2.1, Az elektronikus irat fogalma és jellemzői Ha általános definíciót kívánunk adni a levéltári elektronikus iratról, akkor viszonylag könnyű a dolgunk, mert támaszkodhatunk a hagyományos irat meghatározására: egy jogi vagy természetes személy működése, illetve tevékenysége során keletkezett elektronikus dokumentum vagy dokumentum-együttes, amely a szóban forgó személy fondjába tartozik. (Az egyszerűbb definíció kedvéért most tekintsünk el a gyűjteményes fondokba tartozó iratoktól.) Ha azonban precízebb meghatározással kívánunk szolgálni, már nyilvánvaló, hogy sok a különbség a hagyományos és az elektronikus irat között: • Ellentétben a hagyományossal az elektronikus irat csak bonyolult segédeszközökkel (hardver, szoftver) olvasható. • Az elektronikus irat sokkal szélesebb spektrumú, mint a hagyományos, mert magába foglalhat nemcsak „klasszikus" (szövegszerkesztett) iratokat, hanem táblázatokat, adatbázisokat vagy azok egy részét, valamint kép- és hangdokumentumokat. • Az elektronikus iratok esetében az információ elválik az adathordozótól, a technikai megoldások lényegéből adódóan az adatok szétszórtan és más adatokkal „összekeverve" tárolódnak, és csak a megfelelő szoftverrel ellátott számítógép „tudja", hogy mi hova tartozik. • A hagyományos iratnál a forma egyértelmű és szorosan hozzátartozik a tartalomhoz (egy ügyirat fejléce, a beadvány formája stb.), az elektronikusnál viszont nem és a két dolog többnyire elválik egymástól. Azért nem egyértelmű a forma, mert azt befolyásolja a hardver és a szoftver egyaránt. A különböző monitorok és videokártyák azonos dokumentumnak eltérő képét adják, nem beszélve a szoftverek közötti különbségekről, pl. ha a szövegszerkesztőnkben nincs meg a megfelelő betűtípus, akkor az irat kinézete teljesen más lehet, mint eredetileg volt. Ami pedig a tartalom és a forma elválását illeti, már a legegyszerűbb szövegszerkesztett dokumentumnál is külön tárolódnak a formára vonatkozó attribútumok (pl. milyen szöveg jelenik meg dőlt betűkkel, milyen típusúak és milyen nagyságúak a betűk), nem beszélve mondjuk az adatbázisokról. Ez viszont súlyos problémát vet fel: az irat hitelességét, sőt, magát a megjelenítés kérdését is. • Nemcsak a forma válik el a tartalomtól, hanem maga a tartalom is fragmentált lehet. Az a dokumentum - pl. egy adatbázis rekordja - amit a képernyőn látunk, az lehet, hogy fizikailag 5-10 különböző fájlban van tárolva, és csak a program „hozza össze őket", intellektuális (ha úgy tetszik: szakmai) szempontból viszont kétségtelenül egy rekordról (iratról) van szó. Itt is súlyos gond a hitelesség és a megjelenítés. 4