Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
• Részben a fentiekkel kapcsolatos, hogy az elektronikus irat jellemzően sokkal bonyolultabb struktúrájú, mint a hagyományos. Az internetes dokumentumokban gyakran találkozunk linkekkel, azaz utalásokkal, amikre ha rákattintunk, akkor egy másik, az előzővel kapcsolatos irat kerül a képernyőnkre. Könnyen lehet, hogy ez az új irat egy másik (fondba tartozó) honlap része, ami fizikailag 6000 km-re található a mi szerverünktől (lásd az előbb említett széttöredezettséget). • Hagyományos, papíralapú fondokban az iratok általában követik a szerv szervezeti felépítését, illetve leképezik annak működését, tehát az egyes ügyosztályok irategyüttesei külön kezeltetnek, de gyakoriak az egy-egy munkafázishoz köthető sorozatok is. Az elektronikus iratoknál a szervezeti egységekhez köthető határok sokkal elmosódottabbak: a különböző osztályok munkatársai közös adatbázisokból dolgoznak, onnan csatolják az ügyiratukhoz a szükséges elektronikus dokumentumokat. • Ha kevésbé markánsan, de hasonló tendencia érvényesül a fondok tekintetében is: az internet és a belső hálózatok világában a szervek egyre gyakrabban használnak közös adatbázisokat vagy egyéb dokumentumforrásokat (lásd az előbbi példát a másik honlapra utaló linkekről), az információ keletkezési helye a gyakran nem is állapítható meg egyértelműen, ezért a proveniencia-elvet gyakran nehéz alkalmazni. • Az elektronikus iratok intellektuálisan nagyon instabilak, a hagyományosak sokkal hosszabb életűek. Elég csak a honlapokra gondolni, amelyeket rendszeresen frissítenek, és emiatt a nyomtatott publikációkban is gyakran feltűnő internetes hivatkozások pár év után ellenőrizhetetlenné válnak. De említhetjük a folyamatosan karbantartott adatbázisokat is, amelyek állandó átalakuláson esnek át. • Az elektronikus iratok fizikailag is instabilabbak és sérülékenyebbek, mint a hagyományosak: a lemezek és szalagok pár év alatt lemágnesezödnek, az optikai adathozdozók (pl. CD-k) egy karcolással tönkretehetök. Ha általánosságban összehasonlítjuk a hagyományos és az elektronikus iratok információelemeit, akkor nem látunk köztük különbséget. Mindkettőnél van forma, tartalom, kontextus és struktúra, de a különböző elemek nem azonos súllyal esnek latba. Mivel az elektronikus irat nagyon heterogén, a tartalom elválik a formától, a tartalom fragmentált, az irat nem képezi le pontosan a képző szerv felépítését és elmosódnak a fondhatárok, a kontextus-elemet meg kell erősíteni. Sőt, maga a kontextus fogalma is kibővül, mert nem csak a szervre vagy személyre vonatkozó jogi, közigazgatási, gazdasági, történelmi stb. kiegészítő információkat kell érteni alatta, hanem informatikai összefüggéseket is: részletesen le kell írni azt a rendszert, amelyben keletkeztek és léteztek az iratok. Hasonlóképpen megnő a struktúrára vonatkozó elem súlya, mert pontosan rögzíteni kell a kapcsolódó iratok (rekordok) és irategyüttesek (táblák, fájlok) közötti összefüggéseket. Egyrészt azért, mert mint említettük az elektronikus iratok jellemzően bonyolult szerkezetűek. Másrészt elektronikus környezetben általában nehezebb a szokásos kapcsolódások áttekintése is (ha egy elő- és utóiratokat tartalmazó hagyományos ügyiratot a kezünkbe veszünk, akkor nyilvánvaló, hogy mi tartozik egybe, 5
