Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
BARACS TIBOR-CSEH GERGŐ BENDEGÚZ-KÖRMENDY LAJOSSZŐKE ZOLTÁN-VÁNKOSNÉ TÍMÁR ÉVA AZ ELEKTRONIKUS IRATOK LEVÉLTÁRI ARCHIVÁLÁSA 1. Bevezetés Visszatekintve a levéltárak történetének elmúlt 100-120 évére érdekes szakaszosságot figyelhetünk meg a szakma fejlődésében: 50-60 évenként történnek olyan minőségi változások, melyek a levéltártan lényegi részeit vagy egyenesen alapjait érintik. Természetesen nem egyik napról vagy évről a másikra következnek be az „ugrások", azokat megelőzi egy-egy 2-3 évtizedes időszak, amit a „problémák halmozódása" kifejezéssel jellemezhetünk: az új jelenségek először szórványosan jelentkeznek, majd egyre inkább terjednek, a periódus végén pedig már feszítő gondot okoznak. A feszültségek aztán a szakma megújulásával enyhülnek, majd minden kezdődik elölről, de már más feltételrendszerben és összefüggésben. A 19. század végén az európai polgári társadalmak fejlődésével került napirendre a szervezett modern levéltárak létrehozásának szükségessége: az állam működése, de maga a társadalom is megkövetelte, hogy a köziratok - és ettől nem függetlenül a magániratok - megőrződjenek és visszakereshetők legyenek. A szakmai közösség legfontosabb válasza a kihívásra a proveniencia-elv megfogalmazása volt, ami lehetővé tette, hogy a levéltárak átfogóan begyűjtsék és feldolgozzák a szervek, szervezetek és jelentős magánszemélyek iratait. A proveniencia-elv pár évtized alatt általánossá vált a fejlett világban. A következő nagy változás a 20. sz. közepére datálódik, amikor elsősorban az állam egyre kiterjedtebb szerepvállalása miatt robbanásszerűen megnőtt a keletkezett és feldolgozandó iratok mennyisége. Itt az új korszak nem köthető egy olyan kiemelkedő új szakmai elvhez, mint amilyen proveniencia-elv volt, sokkal inkább új módszerek sorozatát konstatálhatjuk az iratértékelésben (T. R. Schellenberg), a selejtezésben (pl. mintavétel), a mikrofilmezésben (ennek általánossá válása is ekkor következik be) és az anyagvédelemben (tömeges konzerválás, savtalanítás stb.). Az új módszerek általános elterjedéséhez is 10-20 év kellett. A harmadik választóvonalhoz most érkeztünk el, és ezt az új korszakot az elektronikus iratok problematikája jellemzi. Amint az alábbiakban látni fogjuk, minden megkérdőjeleződik, új megközelítést kíván az irat fogalmától kezdve az állományvédelemig bezáróan minden. Az is elképzelhető, hogy lényeges pontokon újra kell írnunk a levéltártant, bár ez nem valószínű, mert a nemzetközi levéltárosi közösség az általánosan elfogadott szakmai alapelveken belül keresi a megoldásokat. A jelen tanulmány szerzői elég nehéz helyzetben voltak - hasonlóképpen a hasonló témával foglalkozó korábbi magyar munkacsoportok tagjaihoz - mert elektronikus iratarchiválás nincs még Magyarországon. Csak külföldi szakirodalomra, ill. saját informatikai tapasztalatainkra támaszkodhattunk, ez viszont messze nem elég, mert a megoldásokat csak szívós, aprólékos kísérletezések árán nyerhetjük el. Tanulmányunkat 3
