Bakács István: Bevezetés a levéltári munka alapelveibe (Budapest, 1971) 143 p. KÉZIRAT

Az iratanyagok: átvétele és kutatásra való bocsátása

Az iratanyagok: átvétele és kutatásra való bocsátása A levéltárak iratanyaga különböző iratképzők működése során keletkezett inatok átvétele révén gyarapodik. Elsősorban . azokat az iratképzőkrt kell nieger.il

iteni, amelyeket az illetékes levéltár nyilvántart, s iratkezelésüket és selejtezésüket ellenőrzi. Ezek a szervek az 1969. évi 27. tvr. végrehajtási utasításaként kiadott 30/1969./IX.2/.Korn. sz. rendelethez mellékelt, az iratkezelés szabályozására vonatkozó irányelvek 9. §-a szerint iratanyagukat - mégpedig csak teljes és lezárt évfolyamokat - nyilvántartásaikkal együtt rendezetten, raktári jegyzék kiséret ében és a biztonságos megőrzéshez szükséges tárolási eszközökkel ellátottan saját költségükön kötelesek átadni. Nyilvánvaló, hogy egy jól és helyesen elkészitett raktári jegyzék az anyagnak a levéltárba való kerülése után nyomban tájékoztató segédletnek is felhasználható, s elméletileg az anyagnak a kutatás rendelkezésére való bocsá„tását is lehetővé teszi. Természetesen az iratanyagnak a levéltárba való kerülése után mielőbb el kell késziteni azokat a nyilvántartási segédleteket, amelyek az anyagban a levéltárba történt beszállitását rögzítik. Más azonban a helyzet, ha a levéltárnak veszélyeztetettség miatt soron kivül kell átvennie iratanyagot, illetőleg ha az azt létrehozó szerv megszűnt vagy nem tudja az előirt jegyzéket elkésziteni, s a megfelelő tároló eszközöket biztosítani, s ugyanez a helyzet, ha a levéltár magánszemélytől vesz át megőrzésbe /letétbe/ iratanyagot vagy azt vásárlás utján szerezte meg. Ilyen esetekben - mivel az áttételkor sokszor még az sem állapitható meg, hogy az átvett iratanyag egy vagy több iratképzőtől száranazik - csak ideiglenes jelleggel' készíthetjük el a nyilvántartási segédleteket, azonban az iratonyagot semmiképpen sem hagyhatjuk fizikai értelemben vett